鄂志办发〔2010〕32号

 

《湖北省志》各承编单位:

根据今年1月11日全省地方志工作会议精神,今年要完成第二届《湖北省志》编纂工作,目前,部分专志编纂已完成了三审工作。为进一步做好《湖北省志》各专志三审后的资料管理工作,依照《关于加强全省地方志系统资料管理工作的意见》(鄂志办发〔2007〕26号)和《湖北省第二届三级地方志书资料管理办法》(鄂志办发〔2008〕82号),现就第二届《湖北省志》资料管理工作通知如下。

一、资料的整理。省志各承编单位按照“谁编修谁负责”的原则,在完成志书三审稿送审任务后,将收集到的原始资料和在编纂过程中形成的文稿资料分类整理,分卷成册。原始资料要求按资料的不同类型编号登记(比如文字资料、实物资料、口碑资料等),按照志书篇目归类立卷存放。志书的文稿资料(包括编纂方案、资料长编、初审稿、二审稿、终审稿及手写稿、打印稿、复印稿等)合立为一卷;若分多个文稿资料盒,则编为一卷,顺序排列在一起。原始资料和编纂过程中的全部文稿资料分类建档,建立详细的资料目录。

二、资料的存放。在完成志书三审稿送审工作后,将分类整理好的资料,连同电子版一同移交本单位档案部门,按照档案保管方法,存放在各单位档案部门。各承编单位若有资料存放条件的,除交档案部门外可将志书资料自行保留一份,并指定专人负责管理,制订严格的资料管理制度,做好修志资料的收进、移出、库存数量等情况的登记工作,严防资料丢失等意外事故发生。因工作变动或因故离职应向本单位相关人员交接清楚,不得擅自带走或销毁修志资料。无档案存放条件,修志部门自身也无法保管的,可将整理好的资料送至省方志办保管。

三、各承编单位在志书资料整理或移交本单位档案部门后,认真填写《第二届<湖北省志>修志资料管理情况表》,并将整理好的资料目录附在表后。情况表要加盖承编单位以及该单位档案部门的公章,有多个承编单位的专志,由牵头单位负责汇集其他单位资料整理信息,并填写情况表。各承编单位向省方志办上报三审稿一个月后,将该表交与省方志办相关专志责任编纂。

四、省志总纂期间,省方志办将对志书资料整理工作情况进行一次全面检查,符合上述要求方能宣布第二届志书编纂任务完成。凡志书资料工作未完成任务的,不能参加全省第二届地方志书质量的评比和表彰。

附:《第二届<湖北省志>修志资料管理情况表》

 

湖北省地方志办公室

2010年4月6日