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地方志书索引编制的原理与方法（1）
| 发布时间：2007-01-01 作者： 文章来源：《湖北省第二届修志基础教程》 |
第一节 地方志书索引编制的意义
地方志书是资料书，同时又是工具书，现在读者查阅志书往往只有按目逐页地寻找，不要说普通用户，就是熟悉志书分类方法的方志工作者有时找材料也难免有“按目逐页查找”的痛苦体验。 如果没有一种快捷、便利可供查阅检索的工具，志书的实用性就很难发挥。
早在1990年1月，胡乔木同志在上海听取修志工作汇报时，就曾指出：“志书作为一部工具书，索引是不可少的，它为读者检索提供了方便。”中国地方志指导小组在1997年5月8日下发的《关于地方志编纂工作的规定》第三章第十六条明确规定，今后“全书要附有索引”。
索引按规定已是地方志书的有效组成部分，志书索引的编制受到重视。现今志书多有索引，如浙江省《绍兴市志》、《宁波市志》、《桐乡县志》、《临安县志》等；1999年《安徽省志•人物志》也在书后编写了简单的人名索引；2000年，湖北武汉市为市志28卷计1200万字的志书编写的120多万字的《索引卷》出版。目前已出版的续志，基本都编写了索引，如《濉溪县志续编》就编有子目与人物索引。
编制索引是信息时代对地方志书提出的要求。我们现在身处信息社会，信息资源的共贮、共知、共享，已成为全人类共同关注的大课题。地方志书是地方信息的载体，按照信息论的观点，一部真正实用的、有价值的志书，必须具备三个基本条件：一是丰富的信源（即信息来源，可理解为志书的资料），二是合理的存贮（即信息组织，可理解为志书体例结构），三是畅通的信道（信息传输通道）。也就是说，一部内容丰富、编排科学、检索方便的地方志书，才是一部完整的、有实用价值的志书，三者互相联系，缺一不可。目前，地方志书在信源、合理存贮方面都花了很多功夫，但信息传输渠道比较单一，难以实现快捷、准确、有效的检索目的。
索引采用的是一种代码信息符号，通过代码把文字信息转化成特定的信息符号（数字、字母或其他符号），然后按照一定的规则排列成符号序列供用户使用，具有简洁、明快、便于识别和排序等特点。在编制传统的纸型版志书时，用代码形式编制索引，既经济又实用，是建立新型志书信道的理想选择。
索引是揭示图书文献内容存在形式的一种方法与手段，达到指引读者以便捷的途径，准确、完整、快速地查阅到主观所需要资料的目的。但编制索引却是一种综合性的复杂劳动，它关涉到目录学、文献学、图书学、分类学、检索学、逻辑学、编辑学、语言文字学、计算机语言学多种学科知识。
第二节 地方志书索引的功能和作用
根据索引的本质属性，地方志书索引具有两大基本功能：一是指示检索捷径，方便快速查找志书资料；二是揭示报道信息，提供志书内容所蕴涵信息的系统性指南。此外，还有某些潜在功能及相关功能。编制地方志书索引，立足点是要志书索引能发挥其功能，否则，为编而编，盲目行事，或随便找一个样式依葫芦画瓢，往往难以达到编制索引的目的。
一、索引使地方志书信息增值
地方志书本身是一种信息载体。最基本的编纂特点是“事以类从，类为一志”。是将具有相同属性的地情信息集中在一起进行横排纵写，把一个地方的自然与社会、历史与现状的各种信息反映出来。
地方志书索引是以特定的志书为对象，通过编码方式，对志书内容（即信源）进行二次“加工、改造、浓缩、抽象化”，将所有信息均浓缩于一个信源编码上，并指出所在页码。如“李鸿章”这一人物词条的索引，使志书中有关“李鸿章”的信息，经过抽象化的处理、重新组合，把分散在志书各卷、章的信息内容重新集中起来，形成新的信息系统，使志书信息增值。通过编制人名索引可以把一地（一专业）的人物和以事系人的人物，一个不漏地汇集起来，为研究地方人才群体提供了一份完整的信息资料。一地共有多少入志人物，不是志书本身的信息，而是通过索引产生的新的信源，是索引使志书信息直接增值的体现。
二、索引可以使静态的信息产生动态的效果
地方志书索引的信息，在没有人去使用时通常处于静态之中，具有相对的稳定性。然而当志书为社会所用时，却可以产生动态的效果。如浙江《绍兴市志》的“地名索引”，揭示了全志所涉及的上万个地名信息，其中市境外的国内城市，在志书中出现次数最多的分别为上海362次，杭州320次，北京156次，宁波153次。志书中出现这些地名，其本意是为真实反映历史面貌而作为要素记载的，是一种偶然现象，但客观上反映了其他地方与该城市的密切程度。在成书后，恰巧绍兴市委、市政府为了寻求发展机遇，把绍兴纳入长江三角洲经济区，决定“接轨上海浦东”。于是，绍兴市地方志办公室的同志们就根据地名索引提供的信息，经过综合分析，认为绍兴在与宁波、杭州、上海、北京四个城市的往来中，联系频率最高、关联度最密切的，首推上海，从而从另一方面印证了市委、市政府为了寻求发展机遇，把绍兴纳入长江三角洲经济区，接轨上海浦东决策的正确性。绍兴市地方志办公室的同志们所做的这些分析和结论，得到了市委领导的高度赞扬和肯定，索引这一信源在“资治”中的功用得到了现实的体现，成为行政决策的依据。
三、分类组织方法多样而灵活，具有更强的针对性和实用性
在地方志书分类组织法的基础上，编制索引在信息的再组织、存贮方面，显得更为自由、灵活和具有实用性。
具体表现在：①从出发点来看，地方志书以完整地反映地情的真实面貌为主要出发点，而索引是根据用户的需求，从志书载体固有的信息出发，用各种不同的代码重新组织信息，成为一种新的信息载体，并有效地传递给用户。②从存贮信息的标准来看，地方志书按分类组织法原则，采用同一种标准来组织、存贮信息，而索引是根据用户的不同需要，编制不同类型的索引以满足不同用户的需求。③从存贮信息的形式来看，地方志书是用各种文字、图形、表格、数据等形式为载体，非常直观和具体，而索引通过对志书信息的抽象化，用数字、字母、符号等为代码存贮，使志书更便于检索，非常简洁和抽象。
四、弥补地方志书目录检索功能的不足之处
地方志书是“以类系事，类为一志（篇、卷）”的具有特殊体例的资料性著述。这种按类设置的资料性著述结构，在资料检索上会遇到很大难度：一是很多主题同一或主题相关的资料，不可能全部集中在一个篇章节目之中，而是分散在不同的篇章节目之中。编制索引，可以把分散的资料集于一处，便于检索。
二是有的具体物体属性多样，在志书分类时，可入这一类，也可进那一类，事物本身是复杂的，具有多种属性。志书在分类时又无统一标准，往往只采用其中的一种属性作为标准，如“自然保护区”，有的归类为自然环境志，有的归类为林业志，还有的归类为旅游志。由于事物属性的多样性，常只有一种属性被显示，其他属性不是被隐匿，就是被分散。这样无疑给志书信息检索带来了难度。如安徽合肥的人物李鸿章，按照分类法，一般在人物里（显性信息），但有关李鸿章的活动在军事、教育和其他人物传中还会有涉及，如他的故居还会在“文物古迹”里有记述。这些记述不可能在志书目录中显示出来，要查阅与李鸿章有关的所有信息，如没有恰当的其他检索途径，只好到《合肥市志》有关的章节里按目逐页地耐心地寻找，给志书使用增加了难度。又比如“公园”，可进“城市设施”、“园艺”、“旅游胜地”等不同的门类，到底进哪一门类，主要根据编者据其实际情况而定。通过编制索引可弥补分类造成的信息不确定性和隐匿性。
三是地方志书目录的不完整性造成的志书检索困难，新编志书，大多采用章节体和条目体，但无论采用哪种志体，一般都设3至5个层次。章节体在节之下还有目、子目两个层次，条目体也有大类、中类、小类之分。通常情况下，章节体志书目录只著录到节为止，条目体也只收到中类为止。但实际上目、子目以及小类等正是志书写实部分，有价值的资料基本上在这些层次之中，对查阅的用户才是重要的。所以仅靠志书目录检索资料，是会有很大难度的，尤其是对志书结构框架不熟悉者更是如此。所以编制地方志书索引，把志书目录同其结合起来会使志书用户检索资料难度降到最低。
往届志书基本承袭我国古代典籍只有目录没有索引这一传统，古代志书设目简单，其中涉及自然科学方面的内容甚少，利用目录基本可解决检索问题。而当代地方志的门类繁杂，且篇目设计是按类横排，在检索查找资料时目录层次的局限性便表现出来了。
五、其他作用
此外，编制地方志书索引可以遂项排查志书缺陷。可以发现志书的不必要交叉、门类设立不合理、前后数字不一致、事实不相符合等一系列问题，从而对志书起到一种纠错的作用。
通过编制索引，可以检查一部志书使用价值的大小。通过索引对比可以看出志书实际性质资料的深度，如发现实质意义资料含量低，可以采取措施补齐资料，从而起到提高志书的质量。
编制地方志书索引属于志书二次成果开发研究的一种具体举措，即将志书具有实质性意义的资料辑纳起来，形成新的完整的资料信息体系，从而增加了志书的使用功能。
编制地方志书索引可以将隐性（潜性）资料，一般是指志书中或因横排门类结构缺陷原因，或因顺从主题原因而没有单独立目的有价值的资料挖掘出来，从而增加志书的信息量。
总之，正如有人说的那样，编制地方志书索引“不仅有组织文献信息的功能，还有揭示报道和检索文献信息的功能”。是对志书内在资料进行的二次“加工、浓缩”，其实效性不言而喻。因此，必须编制地方志书索引。
第三节 地方志书索引的概念与术语
一、索引的定义
索引旧称“通检”或“备检”，它是属于目录学范畴的检索工具。《辞海》注释为：“将图书、报刊、资料中的各种事物名称（如字、词、人名、书名、刊名、篇名、内容主题等）分别摘录，或加注释，说明出处页数，按字顺或分类排列，附在一书之后，或单独编辑成册，称为索引，是检寻图书资料的一种工具。”
索引既可是一书的索引，如《濉溪县志续编•索引》，又可是群书的索引，如《二十四史纪传人名索引》和《北京天津地方志人物传记索引》。
二、索引的构成
一部索引，主要由两个部分组成，即索引凡例和索引款目。
1． 索引凡例
凡例是索引的使用说明书，可以帮助不熟悉志书的读者很快掌握检索志书资料的方法。索引条款是指一个意义完整、指向明确的检索单位。
索引应编制凡例或说明。索引由于编制对象不同，在编制范围、选目标准、标识形式和编排体例等方面，各有不同。通过凡例或说明，使用户知道如何使用。
现有新编志书带索引的，有些附有详细的凡例，有些仅以简单的说明代替。如《绍兴市志》编有6种索引，每种索引前均有凡例详细说明。图1是该志中目与子目索引的凡例，共有4条，分别指出本索引的编制范围、选取标准、标识形式及各种符号的说明，以及排列和检索的方法等。
图1 《绍兴市志》目与子目索引说明（凡例）
图2 《绍兴市志》人名索引说明（凡例）
图3 《桐乡县志》（1996年版）索引
图2是人名索引的凡例，有6条，特别说明了人名的选取标准、别名、一人多个称谓及同名同人和同人不同名的处理方式，为使用索引提供了方便。
图3是桐乡县志索引，只提供了一个简单的排序说明，对编制范围、选目标准等都未做说明，使用时不是很方便。
2． 索引款目
索引款目是对某文献或文献集合的主题内容、涉及事项或外部特征所做的记录，是索引的基本单元。款目由标目、注释及出处组成。
标目：用来表示文献或文献集合中某一概念事项，并决定款目排列位置的词语。标目由主标目（主题词）、限定词、副标目（附见词）组成。
注释：排在索引标目后，用以说明索引标目及其范围、涵义或使用方法的文字。有些注释说明标目用词的演变和用法，被称为历史注释。也可称说明项。
出处：跟在标目或副标目之后，用于指明索引标目或副标目所识别的某一概念或项目在文献或文献集合中的具体位置（如卷、册、编（篇）、专志、页码、栏目位置等），又称指引项。
3． 参 照
也称参见项，是由一个索引标目或副标目指向另一个索引标目或副标目的指示，以增强相关索引标目之间的联系，又被称为索引的连接系统。通常分为见参照和参见参照两种。
见参照：一种反映等同关系的规定性参照，即由非规范用词的索引标目指向规范用词的索引标目的参照形式，主要用于控制同义词。
参见参照：一种反映等级关系和相关关系的建议性参照，即由一个索引标目或副标目指向一个或多个相关的索引标目与副标目的参照形式。
4． 一个基本的款目
如下所示：
“报告文学集”指检索对象，我们称之为标目项；“文化”指该检索对象限定在志书的“文化”卷或类中，我们称之为说明项；“19 20”这组数字分别表示检索对象在志书中的出现的两个位置的页码，我们称之为指引项。下面以《绍兴市志》中的“目与子目索引”为例来讲解一下索引款目的构成。如图4：
图4 《绍兴市志》目与子目索引（1）
按其凡例说明可知，以图4中间一列的“八仙桥”款目为例，标目项是“八仙桥”，右边的一组数字“一⑤402左”为指引项，指出“八仙桥”一目在志书中的出处，分别表示：第一册、第5卷、第402页、左栏。由于该索引所设的指引项已经包括了册、卷等信息，非常完备，因此省略了说明项。
不同的地方志书索引，对各自索引款目的构成都有不同的要求，详略也不完全一致。在后面的讲解中我们将可以看到，说明项和指引项越详细，索引款目标引的专指度也就越高，利用起来也就查得快、查得准、查得全。
三、地方志书索引的基本要素
索引须具备4个基本要素：一是明确的范围，如《武汉市志•索引》是局限于《武汉市志》；二是有特定的对象，如《嘉定县续志》的主题词索引，对象是主题词；三是要有一定的表示方法，如《绍兴市志•索引》中，每个索引词条注明了所在册、卷、页、栏别等；四是有科学合理的编排方法，按汉语拼音字母或按汉字笔画，如《安徽省志•人物志》人名索引，是按姓氏笔画顺序。
第四节 地方志书编制索引的原则、内容与组织形式
地方志书索引的编制有两种方法：手工编写法与计算机编写法。尽管方法不同，但是索引的原则、索引所标识的内容、索引的组织形式是一致的。
一、地方志书编制索引的原则
编制地方志书索引，在范围、分类、编排、标识等方面，尚无一种规范的统一标准。但无论采取哪种方法编制索引，都必须遵循以下原则：
一是实用性原则。编制索引是为了推动志书的实际应用，满足不同用户的需要，实现志书自身价值并使其增值。因此索引所标引的词应在志书中有实际意义，在现实生活中有较强的针对性。
二是科学性原则。索引的编制范围，分类标准要统一，名称概念要清晰，类目设置要合理，信息符号要简洁易识，标引词要能够直接指向主题，能揭示所标引内容的具体位置，使用户能一次性直接查找使用。
二、地方志书索引所标识的内容
当前地方志书的体裁形式主要有“述、记、志、传、图、表、录”等，从所标引的内容范围来讲，一般应以专志、人物、大事为主。其中应以各专志章节中的目和子目为主要标引范围，志书中的表格、图照、附录可根据具体情况，决定是否单独标引。
具体内容有：①目与子目索引：为了读志用志的方便，一般都要做此类索引。②大事索引：可根据需要酌情而定。③人名、地名索引：人名索引，三级志书都可以做；地名索引市、县可做，省志的民政或地名志设此即可，其他专志视情而定。④照片、图表索引：一般说来，此类索引不必单独编制，采用参见的方法即可。对表格比较多的志书，如物价志和一些经济类专志可编此类索引。⑤名特产（物产）索引：省、市、县志都可以做。如市县志编此索引，既宣传了本地特色，又有可能给本地的发展带来机遇。⑥其他类：如专题索引、掌故索引、名胜古迹索引等等。如名胜古迹索引可以促进旅游。
三、地方志书索引的组织形式
地方志是地情的信息载体，内容非常丰富，索引的组织方法，从大的方面来说，可分为分类组织法、主题组织法、形式组织法，亦即通常所说的分类索引、主题索引、形式索引。
分类索引：分类组织法，就是以事物的属性为依据，把各种事物区别开来进行编制索引的方法。它包括人名索引、地名索引、物产索引、文物古迹索引以及机关单位和团体名称索引等。
主题索引：主题组织法编制的主题索引，包括标题法、关键词法等类型。如“目与子目索引”就是用标题作为信源编码的主题索引。此外，还可以编制大事索引、地方掌故索引以及其他专题索引等。注意，主题索引的关键词要能抓住事物的特征，概念要清楚，内涵、外延要有明确界定。
形式索引：是以志书信息的外部特征为标识对志书信息进行重组的形式组织。按这种方法编制的索引有图照索引、表格索引、文献索引等。
编纂地方志书索引时，可根据需要选用其中的几种。就已出版的续志索引来看，索引的类型和内容都比较单一，如《濉溪县志续编》只设了“子目索引”和“人物索引”，上海《嘉定县续志》只有“主题内容索引”一种，要实现为多种用户服务的功能，还需要适当增加索引的种类。
图5是《绍兴市志》的主编任桂全先生在其《论地方志索引》（《中国地方志》1998年第3期）一文中，对6部新编或续编志书的索引情况所进行的比较。可以看出，目前方志界对于编制索引的范围、分类、标识、编排、规模以及检索方法等，还没有一个统一的规范标准。
图5 各志书索引情况比较
第五节 地方志书索引的规模
索引的规模大小，有两种比较方法。一是页数之比，即索引页数与全书页数之比。二是志书中的标题与索引标题（不含交叉标题、参照标题）之比，一般在1∶1.5，即志书中1个标题，索引中就应多出0.5个标题，通过这个比例可以看出志书有实质性意义资料的深度。比例越低有价值资料越少，反之，有价值资料越多，当然为凑数量去多提无意义的标引词，扩大索引规模的做法是不足取的。
从整体上考虑，要确定索引篇幅占志书总篇幅比例的大致幅度。早期出的志书编制索引都太简单，篇幅过小。如《萧山县志》全书1126页，编有表格索引1种，仅4页，占全书页码的0．35％；《天门县志》全书1106页，编有人物传索引、革命烈士表索引2种，共3页，占全书页码的0．27％；《宁波市志》索引3种共54页，占全书页码3162页的1．72％。后期出版的地方志书索引篇幅比前期的大有增长，基本适宜。如《绍兴市志》索引6种，共420页，约60多万字，分别占全书页码3398页和字数500多万的12．36％和11．14％；《武汉市志》索引9种，共1519页，约120万字，分别占全书页码15011页、约1227．2万字的10．11％和9．74％。一部县志若100万字，按索引篇幅占志书篇幅10％计，作为书末索引，排正16开本，约比志书原篇幅增加60多页。一部《广西通志》88本约6600万字，若按索引篇幅占志书篇幅5％计，为330万字，要编成3本，每本110多万字；若按10％比例计，为660万字，要编成5—6本出书，等于增加了几本志书。
综上所述，一部县志索引篇幅占志书总篇幅的比例为10％左右，是可以采纳的；而一部通志（省志）索引占全套书10％的比例则太高了，制作经费难以承受,5％强则较为适宜。一部通志（省志），也可考虑各分志按志书篇幅10％的比例先编分志索引，最后再编一部通志索引则可粗略一些，其篇幅可控制在占整部通志总篇幅的5％左右。为降低印制成本，也可从节约版面入手，精心设计版面，如正16开本，排3栏或4栏，用小5号字或6号字；一个检索款目的标目项、说明项、出处一气连排，中间不留空位，或只空1字位。
第六节 计算机辅助编制索引法
计算机辅助编制：采用电子计算机作辅助来编制索引，即用人工智能确定标引，分析索引对象的内容，提炼出中心内容，确定主题词和附加词，作为索引款目；用计算机的排序功能按照需要排序，代替繁琐的人工逐一标注拼音字母、计算顺序的过程，也不用逐一地去数笔画，依据横竖撇捺去确定顺序。
不少地区的地方志和年鉴的工作者在用电子计算机编制索引方面作了尝试，但计算机目前还不能完全取代人脑的劳动。主题词和相关内容的分析确定，需要我们根据当前的形势、本地区的地方特色、事物发生和发展的背景、事物的相对重要程度和特点、事物和文字的关联等诸多因素来作提炼定夺。这需要编辑人员较好地掌握政治理论基础，具有丰厚的历史文化积累，较广的科学技术知识，了解和熟悉地情，才能准确、科学、灵活地把握。就目前电脑编程的智能化水平来看，还远远没有达到这样的要求。
实际上，目前常用的北大方正书版9.01专业排版软件、办公常用的Office2000中的Excel 和Word都有根据拼音和笔画的排序功能。北大方正书版9.01版还有根据部首排序的功能，更贴切中国国情，但因为书版排版是专业软件，文字格式采用专业的BD语言来标记和控制，一般编辑人员难以掌握。
这里介绍一种简便、易行的方法：采用目前办公常用的OFFICE2000中的Excel 和Word来辅助编辑索引。
一、用Word编制索引
Word也能进行简单的排序，Word中的排序功能主要是为表格编排设计的，在Word的菜单的“表格”列下能够找到“排序”功能项。在文字编辑状态下，排序的依据是“字段”和“域”。
类型可以依据的是笔画、拼音、日期、数值等4种选项，顺序可以是递增或递减。这里的域是针对表格而言的，可以暂时不去管它。在实际操作当中，只要把索引的每一行作为一个自然段，即用硬回车（按Enter键）换行，就形成了一个独立的字段。在排序前，用鼠标选中要排序的各个字段（刷黑），就可以用表中的排序选项进行简易的排序。如选用依据拼音排序，则各字段的先后次序按字段第一个字的拼音字母的英文排序来排列。同音字则按照四声声调来排，同音又同声的，再按照第二个字的拼音和声调来排，依此类推……下图为按拼音排序后的情况。
这种排序的方法虽然简单，但对于稍复杂、有多个要考虑的参数的排序就难以应付了。例如，分散在书中不同页码上的同一主题的内容，要列出“参见”条款，按页码排序列；对于同一主题标引词下与主题有种属关系，或不同主题有相关关系的“附见”内容，其排序可能还要再依内容从属来确定先后。这里需要考虑的因素比较多，简单的排序功能就不够用了。虽然Word中表格排序稍好一些，但编辑比较麻烦，且将来不能顺利地转到印刷厂的排版系统上，需重新录入，又要校对，同样费时费力。因此，我们就要采用排序功能更强大的表格编排系统Excel。
二、用Excel编制索引
Excel是美国微软公司的办公套装软件Office中电子表格编辑软件。它的统计、排序功能比较强大，编辑也比较灵活、快捷，中文界面，稍经指导，容易掌握。排完序后，经过编辑整理，比较容易转成专业书版软件和Word所能接受的以txt为扩展名的文本文件。
Excel表格中，以顶端的A、B、C、D、……表示列序数，左侧的1、2、3、4、……表示行序数。要删除整列或整行，只要用鼠标点击列序数或行序数，就能选中整列或整行，再用鼠标点击“编辑”栏，选删除项，就能完成。一般我们在第一行中键入各列的分类项目。如：主题词、附见词、页码、栏目（年鉴多数分栏，通常用a、b……表示栏序）、附见所在章节（类型）、分类、备注等。这里可根据实际需要多设一些项目（列），以方便排序，在排完序后，再整列删除。
1． 合理设置项目是顺利排序的关键
索引所标引的词一般分3类：主标引项（主题词）、参见项、附见项。参见项和主标引词一般是一致的，而附见项的前提应该和主标引项一致，后半部分一般是主标引主题的从属或相关部分，与前面不同，应单独设项。如下例“聋哑学校”的“弱智儿童补习班”和“教育经费”里“聋哑学校的经费”，不同的地方记在附见项里。在通常情况下，同一主题下3类的排列次序是主标引项、参见项、附见项。为了排序方便，我们把主标引项、参见项、附见项的类别分别记成1、2、3，填在“分类”项里。
同一主题词的附见项有时有几个，有些编志单位还要求按类型分类排序，如按政治、经济、文化、社会等来分。我们不妨设附见类型项，分别记为A、B、C、D、……，或者1、2、3、4、……，增加一类关键字以方便排序。
2． 分析确定主题内容，输入计算机是编制索引的重头工作
编辑索引的时候，要一边根据最后的排印清样逐章逐段地来分析确定所要标引的内容，一边直接输入Excel，逐行填写对应的项目，而不必考虑行序。这是索引编辑工作最重点的部分，也是工作量最大、耗时最长的，占整个工作量的90％。而用计算机排序，只要项目设计合理，只是一刹那就能完成的事。
为了提高速度，还可以几个编辑同时用几台计算机来编各自所负责的章节（栏目）的索引内容，最后拷入同一台计算机，用拷贝、粘贴功能贴在一个文件里。但要注意各台机器所用的软件版本要一样，所设定的分类项目要一样。另外，比较重要的是，对于同一内容所确定的主题词（或参见和附见项）要一样，最少前两个字要一样，否则排起序来就会错乱，查找、修改起来很麻烦。
3． 计算机排序的关键步骤
标引词和各项数据填好，并存盘保存之后，就可以进行计算机排序。首先用鼠标点击选择索引数据表格内的任意单元格，然后选取软件菜单上的“数据”列，双击“排序”项。这时软件会自动选择整个索引表格，并弹出排序选项窗口（如上图）。
在选项窗口中，由于我们总的顺序是要按主题词的拼音（或笔画）来排的，因此，在“主要关键字”的下拉菜单中选“主题词”。此外，还要注意选中旁边的“升序”项，确保拼音是按A、B、C、D、……顺序排，数字是由小到大。“次要关键字”选择“分类”，控制同一主题下主标引、参见、附见的排序。“第三关键字”选“附件类型”，以控制同一主题下几条附见的排序。
对于“有无标题行”的选项，我们选“有”，这样计算机就把第一行的标题自动排除在所选的排序范围之外。“选项”项内是排序选项。“自定义排序”选“普通”；“方向”选“按列排序”；“方法”根据我们的需要，可以选“拼音”或“笔画”。最后按“确定”，完成排序。排序后的情况如下图所示：
此时，再把将来不需要的内容删去。在这里，删去了备注、分类、附见类型等原来只是作为排序参照的3列（见下图）。最后，我们再把它转存成后缀名为.txt的文本文件。用鼠标点击菜单“文件”列，选择“另存为”项。在弹出的选择窗口中，选择保存类型的下拉菜单中的“文本文件（＊.txt）”项，在“文件名”的项目中键入文件名，再按“保存”确定。这时用Word打开这个文本文件，可以看到它已初具索引的雏形（见下图）。
4． 用Word作整形编辑
一般索引因参见的主题词和主标引的主题词是一样的，因而不重复标主题词，而只是在后面逐一标出页码。而附见项又不同，要比主标引项后退两格。因而我们要对这个文本文件的半成品进行进一步“整形”编辑。
如果对Excel比较熟悉，整形编辑的多数工作可以在Excel里做，且快捷方便。如果不熟，则在Word里编辑比较方便。
目前常用的北大方正书版9.01排版专业软件在工具菜单里提供了doc文件转换的功能。这实际上就是把Word文件直接转成方正书版＊.fbd格式的一个途径。它兼容了原有文件的空格、换行、字体号、上下标等各种格式和属性。因而我们可以在Office的Word中对索引的文本文件进行编辑“定形”，然后用此软件直接转换到方正书版里出版，可以节省不少时间和校对的气力。
第七节 手工编制索引法
主要采用手工编辑，对书稿的印刷清样逐章节、逐条目地分析提炼，把选好要标引的条款和页码及栏序逐一抄在一张张卡片上，还要一一注出作为排序依据的前面字的拼音字母和声调（如用笔画为序，则需逐一地去数笔画和分析笔顺），再反复比较，排出顺序，最后誊抄交付打印。人工排序既费时费力，又极容易出错，尤其编辑索引是在书稿印刷清样出来后、印刷成书前，时间要求紧，压力很大。因此，一般提出用电子计算机来编制索引。
一、分 类
多卷本的志书涉及千行百业，行业与行业之间既有明显的分界又存在着互相渗透、交叉重复的现象。在编制数量比较多的索引（主要指主题索引）时应按主题索引的属性分若干大类后进行检索词目的提炼与标引。避免多种不同类别的检索词目混杂排列，使读者在检索时，茫然无从下手。一般的单卷本志书（百万字左右）在编制索引（主要指主题索引）时，则不必分若干大类，可直接按属性提炼检索词目与标引。其他内容相对独立、概念相对单一的综合索引和专项索引，也不必先分若干大类，可直接按属性提炼检索词目和标引。
二、标 引
检索款目的标引包括三个要素：标引词、说明项、指引项。
标引词不能像目录那样照抄书稿中的大小标题，而是要深入书稿内容，通过逐章、逐节、逐目地分析主题，来进行选提。而且，对其文字表达还有一定要求。
1． 选提标引词
（1） 标引标目项应遵循的三个基本原则
① 标引词所标引的内容，应是有资料价值和一定信息量的主题
有无资料价值，需由编者因时因地因事地去分析。一定信息量，一般指至少能回答“记事六要素”（即何人、何时、何事、何地、为什么、怎么样）中的两个以上要素的。某些段落，从字面上虽提不出标引词，但其内容包含着相当有价值的资料，就按其内容概括出一个标引词。那些内容空洞、含义不清、重复出现又无新的信息、无资料价值的内容，不应作为索引被标引的主题。以编制人名索引为例，志书正文中属以事系人出现，作为地情主体资料的人名，述、记、传、录、表中出现的具有资料性的人名，都是具有检索价值的，应设为标目。而帝王纪年中的帝王名；作为专有名词中的人名；政治术语中作定语的人名；引文中出现的作为背景资料，起注解、佐证作用的人名；志书中虽提到，但与本地地情关系不是很密切的人名等一般不必设为检索标目。
② 标引词的文字表达应简明、规范、专指，中心词尽量前置
简明，标引词只提供线索，不作具体描述和说明。应以词或词组为基础，不以语句为基础。一般不超过10个字。如：“1965年全市钢产量突破××万吨”，应为“钢产量（全市，1965年）”；“沙河集火车站改名为江洲南站”，应为“沙河集火车站改名”或“江洲南站”；“番茄早熟、优质、高产新品种‘东农704’”，应为“番茄新品种”或“‘东农704’（番茄）”。
专指，标引词应是单主题词。外延不可太宽，要适当加以限定。不用比喻、借代性语言。不用标语、口号等宣传性语言。如：“塑料、橡胶制品业”，应为“塑料制品业”、“橡胶制品业”；“病虫害防治”，外延太宽，应限定为“病虫害防治（水稻）”；“‘米袋子’”，内容不确定，应为“‘米袋子’工程”；为排斥其他内容，表示专指，也可加括号注释，如：“《红菱艳》（京剧）”。以编制目与子目索引为例，志书有一个目的标题为“其他”，就不宜直接抄录标引为标目，因为该标题含义广，不具备确指性。
中心词前置，使标引词的第一个汉字是中心词的第一个字，使之便于检索。如：“改革技校招生制度”，应为“技校招生制度改革”；“对贝宁地区地质历史考察”，应为“贝宁地区地质历史考察”，或“地质历史考察（贝宁地区）”；“第六届读书节”，应为“读书节（第六届）”。因为读者查检时，总是先想到某事、某物、某人。标引词的表达要符合读者的检索习惯和查检时的思路。
③ 标引词的选提数量，至少应多于条目数量
标引词数量即索引规模，常用条目数与索引款目数之间的比例即索引比，以及索引页数占正文页数的比例来测度。前者反映索引涉及条目内容的深度，后者从全书结构上反映索引所占的份额，两者均表示索引开发书稿所含信息的程度。
资料工具书中，大百科全书的信息比较密集，索引比在1:3～10之间。年鉴的条目短小些，每条所含信息量相对要少些，索引比一般认为应在1:1～3之间，索引页数占正文页数在3％～5％之间。志书的“目”比年鉴的“条目”容量要大，因此索引比也应比年鉴大些。南京《建筑材料工业志》的索引比为1:3.26，索引页数占正文页数的3.7％。
索引应有一定的规模，其最低要求是索引款目数应多于条目数。不然，标引词所标引的内容怎能深入到条目内部，起到其应有的作用。当然，索引规模也不是越大越好，它客观上受正文包含的信息量所制约。如果为凑数量，把那些缺乏一定信息量的内容也标引进入索引，那也有悖于编制索引的目的。
（2） 标引标目项的五种方法
① 摘录志书自然语言作标目
即从志书中选择概念完整、义域明确、用词简洁、具备确指性的自然语言（如人名、地名、物名、机构单位名、艺文书目名、事项术语以及目与子目标题、表格标题等），直接标引为索引标目。
② 从志书自然语言中提取关键词（主题词）作索引标目
如志书一幅图片说明文字为：“1986年1月，中共中央军委主席、中共中央顾问委员会主任邓小平在桂林视察。”编图照索引时，提取关键词（主题词），标引为：“邓小平视察桂林”。
③ 对志书自然语言作适当的加工（如补充、修饰、修改、合并、分离、精炼等），改造成索引标目
其中有的先提取关键词（主题词）作标目，再把其余相关内容加工成说明项；有的直接加工成标目。如志书中原图片说明文字为“百色市古文化遗址出土的新石器时代石铲”。编入图照索引时，先提取关键词（主题词）“石铲”，再把其余自然语言加工为说明项，标引为：“石铲（新石器时代，百色）”。又如志书中有1个目的标题为“开展表彰先进活动”，经加工、精炼为“表彰先进”作标目；志书中原子目标题为“生产”，标引作索引标目时，据内容补充修饰为“水泥生产”；志书中一个目的标题为“民团武器、服装和经费”，编入目与子目索引时，分离为3个标目：“民团武器”、“民团服装”、“民团经费”；志书中1个目的标题为“征兵宣传和征兵程序”，下设2个子目，标题分别为“宣传”、“征兵程序”，编入目与子目索引时，将志书原目与子目标题合并，改成2个索引标目：“征兵宣传”、“征兵程序”。
④ 创拟新的名称作索引标目
对志书中一些具有检索价值的重要内容，目与子目未能涵盖，又很难选择关键词的，可分析提炼，创拟切合内容实际的检索词目。注意排除记述事物发展过程和背景的内容，创拟的检索词目要反映事物的主体，符合语言规范，逻辑严密，通俗易懂。
⑤ 建立交叉参照系统，设置参见（互见）标目
上述5种方法中，第一种是最基本的、最主要的，第二、三种也是常用的主要方法。制作标目时，应首先试用第一种方法，能直接选择自然语言的尽量选择自然语言，但用第一种方法一定要遵循标目的三个基本原则，不能一味全盘照搬自然语言。第一种方法不行，则依次试用第二、第三种方法。有的志书的图照索引、表格索引，完全照抄原图照说明文字，或照抄表格标题，结果出现两种情况：一是索引的标目不简洁、冗长，排版时一个标目就排了三四行，徒占篇幅；二是关键词（主题词）被淹没在时间、地点、人的职务等说明语中，标目首字不是关键词，而往往是年份“19 × ×”，或者是大量重复本地行政区划名“× ×县”、“× ×市”、“× ×地区”。无论按首字笔画顺序排，还是按首字汉语拼音顺序排，都不方便快捷切入信息入口。这是续志编制索引应改进的。
在筛选志书内容标引检索词目过程中，应按顺时针方向，一页一页地进行搜索，一行一行地过筛子，尽量避免重要内容（有检索价值）的遗漏。标引检索词目时，在可能情况下，检索词目的个体越小越好，对图书文献内容分解得越细微越好。这是确保索引编制质量的关键所在。
2． 做索引卡片（与选提标引词同时进行）
卡片应注明：标引词第一字的汉语拼音和声调，标引词，标引词所处的页码（和版面区域）。
3． 标注说明项
对检索词目的归属、时间、地点、义域，以及其他需要确指的问题的指示和说明。说明和确指什么问题，应根据每个检索词目的具体情况而定，做到恰到好处，不缺不滥。有些检索词目所涵盖的内容另有其他称谓的，为了避免混淆，应加互见说明。这样做一是为区别，二供参照，三可进行比对。
标引说明项因检索标目需要而定，以利于提高标目的确指性和专指度为基本原则。有的标目不需要说明、修饰、限制的也可省略说明项。说明项的内容大致包括：时间，地点、区域，届次，隶属关系，国籍，标目的义域、门类或记述角度，人物或事物的属性，别称（含译名、学名等），统计口径，其他有必要说明的事项等。
说明项的标引方法，置于标目项（标目）和指引项（出处）之间，可用“，”隔开，也可用括号把说明项括起来，也可以二者并用。如：
银行通用货币1元券（民国18年）
康熙通宝（清，广西铸造）
机构（边境防务，新桂系）
机构（人防通信，解放军）
机构（卫生防疫）
粤桂边围歼战（第一次）
粤桂边围歼战（第二次）
释宽能（俗名龙六纬，女）
沛鸿学校（原南宁市十六中）
天生桥（隆林各族自治县，电站坝址）
天生桥（天峨县，自然景观）
4． 标注指引项
标注指引项的基本原则是：一是标引的出处应具有检索意义。二是标引出处利于查准、查全。三是指引项代码和标识符号符合工具书通行规范，不能随意制造代码和标识符号。
指引项大体由所属事类代码（专志或分志、卷、册、编或篇）、页码、栏目代码组成。标引的基本方法是规定和使用各种代码、标识符号以及简称来指引志书索引标目的信息出处。所属事类代码可用简称，也可用中文数字或阿拉伯数字。
标注指引项样例和问题：
如《建筑材料工业志》简称并标引为［建材］，《大事记》简称并标引为［记］。省志、通志及市志的各个专志（分志）宜用简称，并制作成简称与原称对照表，以供查对。所属事类代码一般宜取1—2级，即页码之前的所属事类，县（市）志可标出所属的编1级，多卷本市志可标出所属的卷（册）、专志（分志），共2级，页码之后的栏（左栏、右栏）可标，也可不标。
指引项整体上标引的代码宜在2—3级。如“柳侯公园”在《柳州市志》第一卷《园林绿化志》604页和《旅游志》659页、666页。标引时，第一卷转换中文数字代码“一”，分志用简称：《园林》、《旅游》，标引为：一［园林］604，［旅游］659、666。有的志书索引出处只标1级，即只标页码，这时该标目信息点本身就少，专指度是明确的。但如果该标目信息点多，分散于志书的若干处，只标1级专指度就差了。有的志书索引出处标注2级：分志（编）＋页码，对多卷（册）的市志、省志来说不标出卷（册）还是不方便查找的。因为不知道该分志在哪一本（哪卷、哪册）。有的志书索引出处标了4级，如果不怕占用版面多使篇幅增大，多标几级指向更明确。有的志书索引全部使用数字代码，如：“八仙酒 二（11）695”表示八仙酒在第二册第11卷695页。其长处是简洁，节省版面。但所属事类不直白，只是起到指示出信息的物理位置作用，而不能提供信息的大致范围，以帮助读者筛选所要查的信息点。当然，也可从卷册数字代码对照表中查到该卷、册的名字，从而确定信息出处范畴，但毕竟又多了一次查阅，不够方便快捷。“卷册数字代码＋专志（分志）或编（简）简称＋页码”相结合的3级标注形式是索引指引项标注的较好方法。
三、排索引卡片（以按汉语拼音字母排列为例）
按首字的汉语拼音字母依次排列。
首字同形按第二字（余类推），首字同音按音调，首字同音同调按笔画多少排列，注意多音字的正确选用，如：六合区的“六”读（Lù），不读（Liù）；栖霞区的“栖”读（Qī），不读（Xī）。
以拉丁字母为首的，按相应的汉语拼音字母排于各该部的开头，首字相同的按第二字。
以数字为首的，以其读音按音序排列。
四、建立参照系统（与排卡同时进行）
参见（直接参照）：揭示分散在书中不同页码的同一主题内容，只标页码（和版面区域）为主的，页码排第一个。同一主题而无新信息的，不列出。如：长江二桥 109b 127a 127（图）
见参照：从一个不带任何出处的索引标目指向选用的带有相关出处的标目。如版权 见 著作权，河南梆子 见 豫剧，周树人 见 鲁迅，政协 见 中国人民政治协商会议。
参见参照：相关标目之间或主标目与副标目之间应建参见参照。如对外贸易 参见 边境贸易 多边贸易 关税 贸易协定 又如孙中山 参见 辛亥革命
五、排 序
检索词目的排序是索引编制工作的最后一道工序，是所有收入索引的检索词目的内容分类和形式逻辑的总体编排。
1． 分类排序
索引检索词目的分类可参照目前各行业普遍采用的国家与科学界通行的8类、16类、24类大中小三种分类原则（见附录）。采用三种分类方法的哪一种较适宜，应根据志书的不同规模和索引的特定使用对象而定。由于志书记述了相当数量的历史内容，在选择和确定分类排序时应具有一定的灵活性，使其分类方法既符合科学体系，又不脱离志书内容的客观实际。
2． 逻辑排列
逻辑排列是按一定形式的逻辑性和规律性进行检索词目的排序。这种排序方法更直白，更通俗，更简便，符合大多数读者的检索习惯。逻辑排列的方法主要有检索词目首字笔画顺序和汉语拼音顺序两种。
笔画顺序排列法，即按检索词目首字笔画数多少为序，少在前，多在后；首字笔画相同的按起笔笔形丶一（包括┐）丨（包括└）丿（包括∠）为序排列，以此类推。优点是使用直观方便，易懂易用，缺点是笔画数和汉字笔顺不易确定。
汉语拼音排列法，即按检索词目首字汉语拼音字母（同音字按四个声调）为序；首字为同音字的按第二个字汉语拼音字母为序排列，以此类推。优点在于相同汉字集中排列，一目了然，用户容易掌握，缺陷在于用户对汉语拼音的熟练程度直接影响索引的使用效率。
六、通篇整理誊清
七、反查核对
湖北省地方志编纂委员会办公室主办
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