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地方志书的资料工作
| 发布时间：2007-01-01 作者： 文章来源：《湖北省第二届修志基础教程》 |
资料性是地方志书的基本属性之一。无论是历史上的志书，还是社会主义时期的新编志书，在实现地方志“存史、资政、教化”功能方面，资料起着重要作用。2006年5月，国务院公布的《地方志工作条例》（以下简称《条例》）有四款谈到了地方志书资料工作。《条例》第三条明确指出：地方志书是指全面系统地记述本行政区域自然、经济、政治、文化和社会的历史与现状的资料性文献。资料性既然是地方志书的基本属性，那么，资料工作就是地方志书编纂的基础工作。研究地方志书资料工作的特点，明确地方志书资料工作的任务，掌握地方志书资料工作的方法，探索地方志书资料工作的组织和运作方式，是研究地方志书编纂工作的重要组成部分。
第一节 资料工作的总体要求
一、资料工作在修志工作中的地位
１． 资料工作是编纂地方志书的基础工作
编纂地方志书所需的资料，是一定历史时期里，一个地方、各个行业发展变化的记录；这些记录分散在各个收藏（拥有）单位，它们是编纂地方志书的基本材料。地方志书资料工作是指在志书编纂之前，围绕上述基本材料，为地方志书编纂开展的一系列准备工作。这些准备工作包括：资料工作的组织与计划，资料任务的分类与分工，资料人员的学习与培训，等等。由于地方志书编纂工作中的组织与计划、编纂任务的分类与分工、编纂人员的学习与培训，与资料工作有着密切的相关性。所以，资料工作组织到位与否，资料工作质量优劣与否，资料工作进展快慢与否，直接影响地方志书编纂工作。这就好比盖房子，地下工程的土层性质、挖掘深度、施工面积、建筑材料、组织管理，必须符合地面建筑在平面轮廓、安全性、可靠性方面的要求；地下工程的进度、质量决定整个建筑的进度、质量。从这个意义上讲，地方志书资料工作是志书编纂工作的重要基础。
2． 资料工作贯穿志书编纂的全程
地方志书编纂工作由四个阶段构成。第一，制定篇目。即根据一地（行业）在一定历史时期里的发展状况，按照科学分类及有资料可求的原则，设计志书编纂的框架结构。不同的修志机构，还应按任务分工的需要，将篇目细化到较低层次，以便于资料的搜集。第二，搜集与整理资料。即根据篇目涉及的范围和要求，按志书编纂计划（或资料搜集大纲）查找、搜集各种资料；通过“去粗存精，去伪存真，由此及彼，由表及里”的研究和“登记”、“制卡”、“做资料长编”、“按卷建档”等工作方法整理资料，使之符合志书编纂的基本需要。第三，撰写初稿。即将整理后的资料，按照志书编纂的既定规模、内容要求进行选择，经过科学编排、撰写，使之成为志书初稿。第四，总纂成书。即将各部类初稿集中，从资料的整体性、科学性、准确性入手，解决志稿中政治、体例、语言，特别是资料方面存在的问题，使志稿成为志书。观察志书编纂的四个阶段，处处可见资料的位置。“制定篇目”，首先要对某地各项工作或职能进行科学分类，然后，选取资料以体现这些工作或职能的历史与现状。资料的有与无、多与寡，有无供稿单位，是制定篇目的依据和评价篇目是否科学、是否有操作性的重要标志。“搜集与整理资料”是资料的本位工作，资料工作的组织与运作方式，资料工作的标准与方法，资料工作人员的认识水平与工作态度，资料工作的进度与质量，对志书编纂工作起举足轻重的作用。“撰写初稿”是对资料进行初步定位，以落实志书编纂思想和规模。资料合适则撰写顺利；资料缺漏或不当，则需要修订篇目或重新搜集资料。“总纂成书”是总纂人员从整体上观察资料是否完整，解决资料的重复交叉、相互抵牾、畸轻畸重等问题，工作对象仍然是资料。由上述可见，资料工作贯穿于地方志书编纂工作的全程。
二、资料工作的任务和特点
1. 资料工作的任务
地方志书资料工作的任务有广义、狭义之分。广义的地方志书资料工作任务，是指地方志工作机构围绕地情开发、利用所做的资料收藏、保管、研究工作。狭义的资料工作，是指围绕某部志书编纂开展的资料搜集、整理、选用、保管工作。本章的“资料工作”取后者之意。从这个意义出发，地方志书资料工作的任务有四个：（１）在篇目框架的要求下，最大范围地搜集资料，资料规模要达到与志书 15∶1?D30∶1的比例，使志书编纂人员能充分地选用资料。（２）按标准规范地整理资料。整理后的资料在内容上符合真实、完整、富有特色的要求，在形式上符合条理化、系统化的要求，可供志书编纂人员方便地调用、查证资料。（３）按计划选取资料。选取的资料总量符合某部志书对规模的要求，资料内容符合某部志书能反映境内（业内）历史与现状的要求，可供志书编纂人员顺利地开展编写、总纂工作。（4）按法规保管资料。在资料搜集中得到的原始资料、初加工资料、后加工资料，在志书编写中形成的志书初稿、修改稿、定稿及相关文件资料要作好登记、分类、保存工作，供志书编纂工作中及结束后，修志机构对资料的管理、研究、开发、使用。
2. 资料工作的特点
地方志书资料工作的特点与其地位、任务密切相关。资料工作是一项责任重大的工作。地方志书资料的形式多样，查找、搜集的路径纷繁。工作一旦开展，既不可规避困难，又没有捷径可走。资料工作的每个阶段都有具体的工作方法和要求，各个阶段的工作相互联系，互为因果，一个环节出错则每个环节受累。做好资料工作需要多方面的协调。一部100万字的志书，涉及自然、经济、政治、文化、社会的几十个门类，需要数百人、甚至上千人供稿，上下协调、内外协调的工作量很大。资料工作是一项持续时间长的工作。资料的搜集、整理需占全部资料工作时间的二分之一；一部志书编纂几年，资料工作也要伴随几年；志书出版以后，还有大量的资料研发工作。资料工作是一项不易被人重视的工作。无论是修志工作的决策人、志书编纂的参与人，还是身居修志工作之外的旁观者，都存在重编写、重编写人员，轻资料工作、轻资料工作人员的倾向。在策划一部志书编纂工作的时候，对志书篇目、体例及主编、主笔、编辑的研究和关注，往往超过对资料、资料工作、资料工作方法、资料组织运作方式及资料工作人员的研究和关注。有些资料工作人员也轻视自身工作，认为志书资料无所不在，唾手可得；资料工作无所谓规范，能拿出资料就行。
三、资料工作的总体要求
1． 要全面地搜集资料
地方志书是一方（行业）历史。地方志书资料要在时间上完整地反映这个历史，断限内，每个年代的资料要齐全，重要年代的资料要充分。地方志书资料还要在空间上完整地反映这些情况，断限内，各个方面（行业）的资料要齐全，重要方面（行业）的资料要充分。同时，记录一地（行业）全局状况的主线、概况的资料要齐全，记录局部状况的特色资料也不能缺。为了达到上述要求，资料工作的制度设计需与之相适应。《条例》第十一条指出：“县级以上人民政府负责地方志工作机构可以向机关、社会团体、企业事业单位、其他组织及个人征集有关地方志资料，有关单位和个人应当提供支持”。此条款透露出来的信息有两点：“可以”，是指资料工作人员因编纂地方志书获得了搜集资料的资格；“应当”，则是指“有关单位和个人”要配合地方志书资料工作人员开展工作。各级各类修志机构，应根据《条例》精神，制定资料工作细则，为资料工作人员“全面地搜集资料”创造各方面的条件。
2． 要搜集反映“变化”的资料
湖北省第二届三级地方志书编修工作，在我国深化改革开放的背景下进行。按省委办公厅、省政府办公厅印发的《湖北省第二届省、市（州）、县（市、区）三级地方志书编纂方案》要求，编纂工作要以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的十一届三中全会以来的路线、方针、政策，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，坚持科学发展观，全面、系统、真实、科学地记述一地断限内自然、社会各方面的历史与现状，充分反映改革开放以来的伟大实践和社会主义物质文明、政治文明、精神文明建设所取得的突出成就，更好地为社会主义现代化建设服务。断限要求是：第二届省、市（州）、县（市、 区）三级地方志书省志“上限为1979年，下限为2000年”；市（州）、县（市、区）志可根据各地实际情况灵活掌握，“一般在1979—2000年范围适当浮动伸缩”。1979—2000年，正是我国百业兴起、百业改革（造）、百家争鸣、百方关注，发生巨变的时代，因此，反映“变化”是第二届省、市（州）、县（市、区）三级地方志书编纂对资料工作的硬性要求。此间，全省各地各业的各个方面都发生了人们从未听过、见过、体验过的变化；因自然和社会的基础、背景、机遇、作为不同，各地各业的兴衰变化也大为相异。资料工作人员应满怀激情和历史责任感发现这些变化。为了抓住这些变化及变化的本质，各级各类修志机构要在工作制度设计上，保证资料工作人员有机会参加学习、培训，有机会与业内的行家、学者、高层管理人员研究这些变革或变化，以提高资料工作人员识别资料、驾驭资料的能力。
3． 要有序地开展资料工作
资料工作是一个系统工程。工作各阶段间联系紧密，各级各类工作人员间联系紧密。一般情况下，资料任务下达后，各级各类资料工作人员分头开始工作。因各自的工作习惯、工作背景和工作能力不同，工作出现诸多差异。所谓“有序”，就是要求各级各类修志机构在设计资料工作的制度时，要着眼于“标准化”运作，使资料工作和资料工作人员能够在“标准”的框架下开展工作，减少因“差异”引发的局面混乱等问题。第二届修志的资料工作有大量的科技手段作支持，经费和办公条件也优于以往，资料工作有可能从一开始就借助这些条件，将人的管理、资料管理、运作管理纳入有序操作之中。
第二节 资料工作的步骤与方法
资料工作的“方法”，是指达到资料工作“目的地”的必经路径。资料工作是一项富于创造性的劳动，具体做法多种多样，没有一定之规。俗话说“条条道路通罗马”、“一个师傅一个法”，是指所谓“方法”，其实并无定法。但是，无论具体做法多么丰富，总要有一个常用方法，可以达到事半功倍效果。本节试图从这个角度，叙述资料工作的具体做法。在多数方志教材中，从辨别资料的科学性、地方性、真实性入手，把资料工作方法分作鉴别之法、考订之法；从资料工作的工作先后顺序入手，把资料工作方法分为搜集、整理、选用、保管之法。其实，所有的原始资料、初加工资料，都要经过鉴别、考订才能使用，这是资料工作的应有之义，勿需作为“方法”特别列出；而着眼于“工作顺序”，探讨每阶段的工作概念、具体做法、常见问题和对策，则有“方法”可说。所以，本节将按工作先后顺序谈工作“方法”。需要指出的是，资料工作的各个阶段互相联系、互为起点，本节按“顺序”谈“方法”，只是为了方便叙述，读者不必因此割裂对资料工作的整体认识。尤其是不要拘泥于“阶段”划分，把对资料的鉴别、考订、选用、保管视作某一阶段的工作。
一、资料搜集工作的步骤与方法
1. 资料搜集工作的任务
地方志书资料的搜集工作是指按地方志书编纂分工，按地方志书篇目层次要求，资料工作人员有目的、有方向、最大范围征得原始资料的工作。搜集资料是资料工作的基础工作，原则是面向重点，抓住本质，围绕主题，宁多勿缺。地方志书最初的篇目是搜集资料的指南。不同级别的地方志书篇目（资料搜集提纲），层次的粗细有所不同。三级综合志书的篇目，一般只有1级，即按照行业（工作）划分的大类卷目；部门（行业）专志的篇目（资料搜集提纲），则细分到5—6级，即按照行业（工作）的内容横分到底，成为多门类、多层次的篇目。资料搜集工作的依据是细分到5—6级的篇目（资料搜集提纲）。例如，第二届《湖北省志篇目》（1979—2000）共分自然、经济、政治、文化、社会五大卷，77专卷。此“77卷”包含了湖北省近20年社会各项事业（工作）的方方面面，是《湖北省志》的1级篇目。第二届《湖北省志?银行》篇目（1979—2004）分为“机构沿革”、“业务发展”、“金融科教”三章，是《湖北省志?银行》篇目（1979—2004）的1级篇目。以“机构沿革”章为例。该章分为“中央银行”、“中国银行业监督管理委员会湖北监管局”、“政策性银行”、“国有商业银行”、“股份制商业银行”、“外资金融机构”、“湖北省邮政储蓄局”、“武汉市商业银行股份有限公司”、“湖北农村信用社”、“其他金融机构”十大节；十大节之一的“国有商业银行”，再分为“中国建设银行湖北省分行”、“中国工商银行湖北省分行”、“中国农业银行湖北省分行”、“中国银行股份有限公司湖北省分行”四大目；四大目中各分行机构再按“成立及经营范围（包括体制、机构改革）”、“内部机构设置”、“历任行长、副行长（列表）”、“分支机构（包括干部员工状况）”内容分为四小节。以上从三章到十大节、到四大目、到四小节，显示的是一个2—6级的多层次篇目。资料工作人员按照这样的篇目确定资料搜集方向，工作目标就会非常明确。
2. 资料搜集工作的对象
各类原始资料，是资料搜集的对象，其来源分为三类。（1）文献资料。这类资料应包括：档案资料，报刊资料，史志资料，私人著述资料，各类地方（行业）概况、名册、报表，等等。（2）口碑资料。这类资料应包括：当事人和知情者提供的谈话和回忆录，实地调查和采访记录，民间传说、谣谚民歌和民情风俗的采访记录，等等。（3）实物资料。这类资料应包括重要的遗址、遗迹、实物，如古城遗址、古建筑、古战场、革命活动遗址、出土文物、原始凭证和票据、地图和照片，等等。
三大类资料中，档案资料是历史活动的原始记录，内容丰富，可信度大，是编纂地方志书所需资料的重要来源；知情人谈话和回忆录，可以指示资料工作的方向并且弥补现成资料的不足，是编纂地方志书所需资料的重要补充；某些原始凭证、票证和图照，是宝贵的第一手资料，真实可靠，具有较高的史料价值。
3． 搜集原始资料的主要方法
（1） “复印”或整体取得资料原件。某些资料原件，主题集中，内容丰富，权威性高，概括或摘录部分内容，容易破坏原始资料的基本面貌。这类资料应尽可能保持原貌，整体收回。如果篇幅小，可以采取拍照、复印的方式收回资料；如果收藏方有备份，则应整体收（购）回。
（2） 采访历史发展的亲历者或当事人，以补资料之不足。采访知情者或当事人，历来是搜集资料的重要方法。第二届志书断限内的20年，是我国各地各行业因改革发生深刻变化的20年，很多地方和部门（行业）随之产生大量资料，令资料工作人员无从下手选取；有的地方和部门（行业）随手丢失或来不及建立基本资料，令资料工作人员难以搜得。历史发展变化的见证人可以为资料搜集工作提供线索，识别方向。修志机构的资料工作专班应当根据篇目要求，按专题、事项，拟出被采访人的人选，解决资料的庞杂或遗漏问题。采访记录应有标准的栏目，以保证工作的统一性（见下表）。采访记录要全，要忠于讲述人说的原义，用讲述人的语气、角度记录。采访及记录的资料，要防止断章取义、曲解人意、支离破碎的情况；涉及重要事项时，采访记录必需由被采访人签字认可。
《 X X X 志》采访记录（文头）
（3）实地考察，发现最新的资料。在古方志学里，实地考察称为“踏勘”，专指资料工作人员根据文字或口碑资料，在山川遗址、庙宇故地进行地形、地质勘察，以证实某些资料真伪的工作方式。旧时条件下，资料工作人员必须通过这些方式，解决文字资料中因抽象模糊造成的疑点问题，以获得可信资料。当今地方志书资料搜集中的实地考察，除了求证资料“可信”外，还有发现事项最新变化之意。例如，有报道说：2006年武汉市平均每15户居民家中有一辆轿车，自行车已逐渐退出武汉市民生活。这段文字资料中关于“自行车退出”的信息比较抽象。自行车是否真的从市民生活中退出？到马路、路边店铺、居民小区做实地考察，可以得到答案。在大城市的繁华路口，大批自行车等候绿灯放行、阻塞机动车车道的情况已经少见，多数马路已无明显的非机动车道；大城市的街头已难觅自行车补胎、充气摊点，出售自行车雨披、车篓的商家也十分少见；居民区早先的自行车棚现多改为停车场。经过考察，就对“自行车已逐渐退出武汉市民生活”、“人们出行方式已发生改变”的情况有较深切的认识。一旦某部志书编纂需要使用这些资料，编纂人员能够有更恰当的选择。实地考察应有针对性，不可乱跑，更不可以把道听途说、走马观花所得，作为评价资料的依据。
（4）将各类原始资料的基本信息填入资料索引卡（见下表）。原始资料以文字、实物、口碑等多种形式存在。无论哪一种形态，都不能以原貌直接用于地方志书编纂。资料索引卡片，把不同形态的原始资料转换成统一的信息卡，以方便资料工作人员对照志书篇目，观察资料的基本面貌。资料索引卡，是资料卡片的一种，其特点是“一事一卡”，即把单一信息的原始资料制作成一卡（复合信息的原始资料按需要制作成数卡）。资料搜集阶段工作头绪纷繁，而资料索引卡栏目简单，填写方便，适合在此阶段使用。需要注意的是，原始资料信息填入资料索引卡后，即以“加工资料”形式存在，资料的原始面貌已经改变。所以，资料索引卡必须由志书编纂单位统一制作，统一填写口径；填写人的字迹必须工整，防止因摘录制卡发生信息错讹。
《 X X X 志》资料索引卡
4． 资料搜集工作中常见的问题及对策
（1） 原始资料搜集途径过少，或因鉴别、取舍资料不当，出现资料空白或同类资料泛滥的情况。
各种资料依赖相关工作（职能）机构存在。在近20年中，有的机构撤销或合并，造成大量资料散失；有的机构成立时间太短，尚未建立资料存档制度；有的志书篇目虽然门类齐全，分类科学，但没有明确的供稿单位，缺少可操作性，资料搜集无门。这是造成资料空白的主要原因。资料工作人员不明确资料工作要求，缺乏鉴别、取舍标准，又惟恐资料总量不够，将大量内容相似、相同资料搜来，做“搬家式”的劳动。资料从此处移到彼处，总量无限膨胀。这是资料堆积如山、无从下手的主要原因。资料过少、资料过多的问题往往同时存在，资料工作人员因此陷入茫然无措的困境。
（2） 制定搜集资料的有力措施或及时局部调整志书篇目，以解决资料空白问题。
针对地方志书资料搜集工作，各级各类修志机构或专班都制定有工作标准和落实措施。在一般情况下，这些标准和措施与工作需要相适应。出现资料搜集“空白”这类问题，则需针对性地采取行政措施和技术措施，加强力度，突破困难。第二届《湖北省志?民间组织》卷由湖北省民政厅承编，该卷需围绕民间组织发展“概况”、“活动”、“管理”等事项搜集资料。到2000年，在省民政厅登记入册的社会团体、民办非企业单位、基金会有1300多个，分布在省直厅局几十个部门。仅靠省民政厅社团管理局搜集相关资料，时间、搜集范围都难以满足编纂志书的需要。在这种情况下，湖北省民政厅、湖北省地方志办公室采取行政手段，联合向省科协、省社科联、省教育厅、省劳动厅、省建设厅、省卫生厅、省体育局等30多个修志机构发出通知，要求他们协助省民政厅修志专班搜集各类民间组织的资料，并召开协调会，商议各部门在《湖北省志?民间组织》卷资料工作中应承担的责任和义务。这些行政措施，对该卷资料搜集工作发挥了重要作用。第二届《湖北省志》承编单位中，有一部分工作机构于20世纪80年代后期才正式运转，之前工作（职能）或挂靠在其他部门、或尚未定形，资料单一或根本没有资料。按照“断限内所有年份的资料都应当齐全”的要求，这些工作机构仍然要将职能的来龙去脉记述清楚，这时就必须采取技术手段，调整、修改某些篇目设计，使之符合资料的实际情况。譬如，把该机构成立前工作（职能）的单个、片断相关资料搜集起来，按年代排列，供该部志书编纂时用在“综述”、“概述”等综合部类中；机构成立之后的工作（职能），则可按地方志书“分类记述”的基本技术要求，对应搜集资料，一一记述。
除了用行政措施和技术措施外，充分发挥历史亲历者、知情人的作用，求得资料搜集方向，也是解决资料空白问题的重要路径。某个单位是哪天成立的？这个问题看似简单，很可能因没有任何文字资料记载，无法答复。向合适的人采访，就有可能得到可信资料。湖北省地方志办公室从成立至今，办公地址经过了五次迁动；迁动时间、地点、办公室条件，没有文字记载。如果要了解上述动迁情况，必须采访省志办创立时期的老同志。历史亲历者、知情人的作用，远不止“口述历史”、提供具体的资料。篇目设计不合理、资料人员找不准资料搜集方向，都可以请历史亲历者、知情人回忆往事，座谈今昔，以解决资料空缺、欲求无门等大量问题。
（3） 制定搜集资料工作标准，为资料工作人员鉴别、选取原始资料提供依据。
鉴别资料，是缩小资料体积的重要手段；而如何鉴别，需由修志机构向资料工作人员提供工作标准。所谓“鉴别资料”是指在资料搜集中，资料工作人员通过对原始资料来源、内容、稿本多方比较，按常理进行分析，防止无效资料混入，降低后续工作难度的工作。“鉴别”、“取舍”资料的方法有很多。同一事项的资料，可能来源于档案、书刊、口碑，其中档案资料是事物的原始记录，最为可靠、最具权威性，其他资料则可不收。同是“口碑”资料，将讲述人的身份、态度作比较分析，可判断其讲述资料的真伪，然后保留其中合乎真实的资料。同一事项有多处记载，总有某份资料记载的地点、人物与时代背景或其他方面更为吻合，这份资料则可保留。同一事项的资料，其稿本有第一手的，也有第二手（被加工）的，前者较后者重要；某个稿本的草稿、底稿、正稿作比较，正稿属于定稿，准确、可靠（当然，特殊情况下，也有草稿资料更为真实的情况），应该保留。正式出版物，一般以原版或校刊本为准，修订本、汇编本作参考用，后者可以舍去……。这些“鉴别”、“取舍”的方法，就是一种工作标准。各级各类修志机构要将这些“标准”告知于资料工作人员，帮助他们开展工作，减少无效资料进入。第二届《湖北省志?文化》卷中有“地方志书编纂工作”事项，涉及首届湖北省省、市、县三级地方志书编纂工作，特别是“《湖北省志》体例研究”事项。围绕“《湖北省志》体例研讨工作”，湖北省地方志办公室收藏的档案、书刊、实物资料很多，如果统统收来，一定是“汗牛充栋”，数不胜数。按上述关于资料“稿本”、“来源”的方法做“鉴别”、“取舍”，可发现湖北省地方志办公室陈章华撰写的《〈湖北省志〉编修始末》一文，资料最为集中，最具权威性，可视作该项资料的惟一选项；其他有关资料则可舍去不收。这样处理后，资料总量会大大减少。
二、资料整理工作的步骤与方法
1． 资料整理工作的任务
资料整理，是把原始资料初加工成为用于编纂资料的工作。整理资料是资料工作中的重中之重。按篇目要求大量地占有原始资料，确定其已没有明显的缺漏，是开展资料整理的前提。不同样式的资料整理稿，有不同的整理要求。“原始资料登记”、“资料索引卡”只需提取资料的基础信息；“资料加工卡”需提取某单个事项的全部信息；“资料长编”，则需记述某一类事项的综合信息；“资料按卷建档”另有全面要求。各级各类修志机构为资料整理设计的具体标准，是资料工作人员整理资料的依据。例如，第二届《湖北省志?银行》篇目的资料搜集大纲中明确规定：（１）各承编单位提供“大事记”的内容需含背景、时间、地点、人物、经过、结果六要素，每条50—100字；（２）“大事记”事项标准为“有影响的重大事件和行动”、“机构设置及体制改革”、“重要法规和政策条例的颁布实施”、“重要外事活动和内宾往来”、“重大经营活动和项目”；（３）大、中、小机构提供“大事记”资料的数量分别为30条、20条、10条。这些规定可以视作《湖北省志?银行》篇目“大事记”资料的整理标准。银行各机构资料工作人员遵循以上关于字数、要素、选题方向、稿件数量的标准整理“大事记”资料，工作目标将非常明确。
2． 资料整理工作的对象
资料工作人员按篇目提纲搜集到的所有资料，都是资料整理的对象。根据原始资料的不同载体，整理的起步、方向有所不同。
（1） 文字资料。各类档案、书刊、著述，采访笔录，不论原始资料规模大小，都需按规定字数、要素，转化为资料卡片。
（2） 实物资料。各类凭证、票据、图照、文物、音像制品，需按规定字数、要求，转化为文字记载的资料卡片。
（3） 同类主题（专题）、分散各处的资料卡片，应根据编纂工作对综合性、重要性的需要，编辑为“资料长编”。
把原始资料转化为“初加工”资料的三种活动，都涉及到原始资料的变型。从这个环节开始，所有的资料已不是完全意义上的原始资料。资料工作人员的语言习惯、取舍资料的能力、对内容要求的理解、执行工作标准的态度，都作用于资料整理工作，影响资料整理的水平。
3． 资料整理的主要方法
（１）建立原始资料登记簿，将所收原始资料登记入册。原始资料登记适用于搜集备用的全部原始资料。原始资料登记簿的栏目与原始资料索引卡基本相同（见下表）。制作原始资料索引卡是便于与篇目对照，观察资料的有与无；填写原始资料登记簿，是防止原始资料在搜集、使用中损坏、失散。有的教材把“资料登记工作”纳入“搜集”阶段。经验表明，“资料登记”工作在搜集阶段会因工作动荡、资料庞杂，造成登记不全或过度登记的情况。
《 X X X志》 卷原始资料（含实物）登记簿
（2） 对照篇目，排列原始资料索引卡。地方志书篇目（资料搜集提纲）是搜集资料的指南，资料搜集是否合乎篇目要求，必须将两者对照，以求资料与篇目的结合程度。排列原始资料索引卡可观察所收资料是否满足篇目要求，篇目设计是否合乎资料的实际状况，以及时发现并解决问题。原始资料索引卡的功用到此可告一段落。
（3） 编制资料加工卡。观察原始资料索引卡与篇目结合状况后，就可以着手制作资料加工卡（见下表）。原始资料载体多样，文体多样，不能直接充当地方志书编纂资料，必须由资料工作人员按“资料加工卡”标准要求，将其转化为保留单个原始资料基本信息、可满足志书编纂要求的“资料加工卡”。资料加工卡一般为“一事一卡”或“一事几卡”。当某事项具备多重意义时，一件原始资料包含诸多事项时，必须制作多个资料加工卡，即达到“一事一卡”的要求。
编制资料加工卡的目的，在于缩小原始资料的体积、统一资料的样式、降低后期工作的难度。资料工作组织机构，可以根据需要确定资料加工卡“基本信息”的组成要素、字数，便于资料工作人员操作。制作“资料加工卡”后，原始资料体积可缩减一半以上。多数“资料加工卡”可直接用于志书编纂工作。
《 Ｘ Ｘ Ｘ志》 卷资料加工卡
（4）编写资料长编，整合专题资料。“资料长编”是把分散的原始资料或资料加工卡片，按照某一主题（专题）集中，经过筛选、编排、整理形成的新的资料稿件。它是由原始资料向志书过渡的“中间产品”，既不同于按照平列分类法编排的资料汇编，也不同于经过作者精雕细凿、用志书语言撰成的志稿。资料长编也有规范的文头（见下表）。
《 Ｘ Ｘ Ｘ志》 卷 资料长编
编写资料长编的目的，在于把主题相同、形式分散的原始资料集中，通过条理化、系统化的处理，将那些单个观察信息孤立、并合观察信息间密切相关的资料，最大范围的保存下来。重要事项、综合性事项的资料，适合用“资料长编”方式整合。第二届《湖北省志?银行》篇目第2级列有“业务及其发展”事项，之下第3级有“商业银行业务”事项，之下第4级有“负债业务”、“资产业务”、“中间及外表业务”、“国际业务”事项。因为“商业银行”又分为建设银行、农业银行、工商银行、中国银行等国有商业银行，交通、招商、民生、光大、中信、华夏、兴业等股份制商业银行，所以，上述第4级的每项业务都属于诸商业银行业务“综合事项”，各个商业银行单项业务资料在这级目中必须与整个商业银行业务的资料整合，即编写成“商业银行业务资料长编”。这样集中编排，可最大范围地保存20年来湖北商业银行四大业务发展的所有资料。
“资料长编”的规模，没有特别限制，以充分保留资料为目的。“资料长编”的内容，一般应包括构成某个事项的方方面面。资料长编的内容排列，可采取“分期”或“分类”任意一种。先分期则以时间为序，按事项分类记述；先分类则以事类为序，每类事项按时间为序记述。原始资料经过整理成为资料长编，体积也可以减少一半以上，大大低于原始资料与志稿字数15∶1—30∶1的比例。由于一些资料长编的内容和语言都合乎志体要求，有的可以直接用于地方志书编纂，有的甚至可以直接用于出版。所以，“资料长编”在首届修志工作中受到普遍重视。
“资料长编”是资料整理的重要方式，更适合地方志书3－4级目使用。处在志书最低目次的资料，事项清楚，内容单一，空间有限，则不必编辑“资料长编”。
（5）按篇目的分类及层次，将资料卡、资料长编归类分层存放。“归类分层存放”是资料整理工作的最后一个步骤。所有的原始资料转化为“初加工”资料后，成为以独立信息为主的“资料加工卡”和以综合信息为主的“资料长编”。这些资料虽标有与篇目分类及层次相应的栏目、文头，但若四散各方，编纂工作仍然无法进行，必须把所有加工资料按篇目的内容分类、分层对应存放，即“归类分层存放”，以便调用。按照资料工作的组织分工，所有资料工作人员应将所搜集的原始资料、整理后加工资料，移交到布置该项工作的修志机构。“按卷归档，分类存放”工作由哪一级修志机构或人员完成，要视具体情况而定。
4． 资料整理工作中的常见问题及对策
（1）因资料工作人员方法不当，原始资料在整理中被大量删除或失去重要特征。
资料工作人员是整理原始资料的主体。在资料工作中，因多种原因，资料工作人员未能严格按工作标准操作，各行其事，使整理出来的资料内容、形式、规模上五花八门；资料工作人员在把原始资料转化为资料加工卡、资料长编时，因急于“减负”，选择不当，放弃了一些较为重要的原始资料和一些较为重要的资料细节，或在整理中发生误读、误录、误写等问题。由于工作经验所限，他们难以及时察觉这些问题；各级各类修志机构对资料工作人员工作缺乏动态管理、跟踪指导、检查，问题大量隐藏下来，成为后患。这是引发资料初加工中诸多问题的主要原因。
（2）充分运用技术手段，最大限度地维护原始资料的数量。
编写“资料长编”是维护原始资料数量的重要技术手段。原始资料经过整理，成为统一的资料加工卡后，其内容要素统一，形式、规模统一，资料体积必然小于当初。同类资料，可能只保留了较为权威的一种；单个资料卡片，可能只保留了概略内容。因此，整理原始资料与保留资料原貌之间构成一对矛盾。“资料长编”在保存原始资料方面有一定优势。例如，关于“旧志整理”事项。“旧志整理”是湖北省各级地方志办公室职能之一。在首届修志工作中，全省三级志办围绕旧志整理做了大量工作，关涉这个事项的资料难以数计。由这些原始资料制作的资料加工卡片可能有几十张、上百张，来之不易，十分宝贵，但是它们又不可能全部进入志书编纂。如何处理这些资料？编辑一个名为“湖北省首届修志旧志整理”的资料长编，把关于“旧志整理”的资料卡片归到一处，以整理旧志的时间为序，合为一体。每部旧志整理的工作，按旧志名称、旧志编纂时间、编者、内容、规模，以及整理这部旧志的意图、方法（点校、翻译、全书校译或部分校译）、整理人、印刷出版情况等要素，一一记载。把属于“旧志整理”资料卡片的事项编入此资料长编中，不仅可以保留大量资料，还可以发现所搜“旧志整理”的原始资料事项是否完整，已制作成“旧志整理”的资料卡片要素是否统一、齐全。待志书编纂“旧志整理”工作的内容时，在此资料长编中选取“旧志整理”资料，既有全貌可观，又有典型可选；如果志书收录的空间有限，此“资料长编”也可作志书“副产品”留存下来，详细地展示“旧志整理”工作。
“资料长编”的编辑没有固定的模式。因资料内容的多寡、篇目节次的高低，资料长编的稿本多样，资料工作人员不易掌握编写方法。各级各类修志机构，应采取多种方式指导他们编辑“资料长编”，达到保留资料的目的。
（3）强化跟踪服务，及时纠偏，最大限度地保护原始资料的面貌。
针对地方志书资料的整理，各级各类修志机构或专班都会制定工作标准。但由于资料整理工作属于“个性化”劳动，即使有明确的标准和措施，资料工作人员也未必能够把工作标准落在实处。有的原始资料，是一部几十万、上百万字的著述，或是几万字的文件、文献，要制作成“资料加工卡”，必须缩小其体积，用不足千字的规模，提取基本信息，使其便于志书编纂。由于存在“缩小体积”的需要，就必须对原始资料进行摘录；摘录资料，难免出现遗漏、肢解、偏离原始资料面貌的情况。对此，各级各类修志机构必须规范具体方法并予以贯彻。例如，为某部著述制作“资料加工卡”，该著述的前言、目录是摘录的主要对象，摘录应围绕著述的目的、任务等重点进行，文字必须是该著述的原文；若有特殊细节，也应作为摘录对象。为某个重要文件制作“资料加工卡”，该文件的标题、发文单位、文号、时间、文件内容的关键词、基本框架，是摘录的主要对象，不可疏忽，如此等等。整理资料所有可能需要的标准和方法，各级各类修志机构应有所预见，及时制定，用于资料整理工作之中。
原始资料转化为资料卡片，通过资料工作人员转录、抄写、重新输入等活动实现。活动过程中，因经验、技术、工作态度等原因，容易发生信息错讹。例如，笔误错录数据，字迹不清误录人名、地名，电脑故障造成文字混乱，不一而足。按照资料工作流程，这类问题一旦产生，很难发现，也很难纠正。资料进入编纂、审稿程序后，问题即使被指出，重新证实某个资料真伪的难度会更大。因此，在整理资料阶段，必须有相应的措施，防止这类问题的发生。要制定资料审查验收制度。“资料索引卡”、“资料登记簿”、“资料加工卡”、“资料长编”中的所有信息，必须与原始资料一致；同一资料在不同初加工资料载体中的信息不能口径错乱，五花八门。经全面对照、确认无误时，方可上报。资料工作人员所在的主管部门需审查所有加工资料的重要“数据”、“人名”、“地名”、“年份”等项目，确保无误后方可签字盖章通过；各级各类修志机构在收回“初加工”资料时，必须检查资料责任人、责任单位的签章，确保手续齐全时方可验收；“初加工”资料被再度加工使用时，亦要贯彻审查验收制度。不能把问题遗留到志书编写阶段。原始资料中的错误信息重复使用，“以讹传讹”，是资料工作中容易出现的问题，资料工作人员需有较高的鉴别力和责任心，减少和防止这类问题产生。
三、资料选用工作的步骤与方法
1． 资料选用工作的任务
地方志书资料的选用工作，是指各级各类地方志书编纂机构把资料提供单位整理后的“初加工”资料，按志书内容和规模要求进行取舍的工作。资料的选用工作，是地方志书编纂工作的起点。原始资料已搜集齐全，“初加工”资料已按篇目分类、分层归档，是开展资料选用工作的前提。资料“选择”，是对原始资料和“初加工”资料的再取舍；资料“使用”，是对“初加工”资料再加工，使内容更为集中，行文更为精炼，可直接用于志书编纂。如果说，资料搜集是解决资料“从无到有”、资料整理是解决资料“从乱到治”的工作，那么，资料选用则是解决资料“从粗到精”的工作。地方志书的规模（即志书的字数）、志书内容范围和层次要求，是选用资料的依据。例如，《湖北省志?银行》（1979—2004）篇目规定，“大事记”资料收录的范围和层次，按机构的“大、中、小”来划分。其中，大机构的“大事”将占所有“大事记”的50％，中、小机构的“大事”占所有“大事记”的50％。这个规定既着眼于大事记的收录层次，又着眼于大事记的收录范围，标准十分具体，便于操作。多数地方志书资料收集的范围和层次，以“主线资料”、“概貌资料”、“特色资料”来划分。一般而言，主线资料反映一地（一业）所共有的全国性、历史性的背景，是志书的灵魂，在志书的较高层次；概貌资料反映一地（一业）在上述背景下，各项事业（工作）的发展状况，在志书中必须占有主要篇幅，分布在各个层次；特色资料反映一地（一业）在上述发展中的独特机遇和作为，显示一地（一业）与其他地方（行业）的区别，在志书中应有充分反映，一般处在志书的较低层次。掌握地方志书上述基本构成，可以帮助志书编纂人员恰当地选用资料。
2． 资料选用的对象
资料工作人员按篇目提纲要求整理后的所有资料，是地方志书资料选用的对象。一些虽未经整理，但在编纂中发现有使用需要，或尚未搜集的原始资料，属于资料选用的补充对象。
3． 资料选用的步骤与方法
（1）遵循志书既定规模，确定供编纂选择的资料。每部地方志书的编纂方案中都初步确定了志书总体规模，有的编纂方案还初步确定了志书中卷、章、节、目、子目的字数。这个规模和数据，是资料选用的第一标准。一部综合志书的总体规模若为100万字，围绕它搜集、整理的资料可能达到1500万—3000万字。要把这些资料缩减到适合志书规模要求，必须从字数上对资料作大刀阔斧的处理。处理的过程，是资料由粗到精的过程，而不是资料被大量剔除的过程。主要通过对资料做深入的研究，经过综合、浓缩、提炼、去粗存精、删繁就简等工作，获得一个崭新的精华稿本。例如，围绕《× ×县九年制义务教育》篇目开展资料搜集、整理工作，可搜集到记录这个县中、小学历史与现状的大量资料，内容包括境内中、小学各校校名、校史、设施、校长、教师、在校学生等特殊发展经历和下限时方方面面的状况。按照篇目标题的要求作资料选用时，“校名”、“校长”类资料可删舍，“设施”、“教师”、“学生”类资料可综合成整体，“校史”、“特别事件”类资料中的精华部分可提取……。资料规模可以缩小到原体积的1／10。归并、集合、删舍是“缩减”资料字数最常见的方法。
（2）遵循志书编纂思想，确定入志资料的范围、层次。围绕篇目搜集、整理的资料，应当都具备了入志的资格；但它们以何种面貌进入地方志书编纂，是资料选用的重点、难点。选用之前，先按“主线资料”、“概貌资料”、“特色资料”将加工资料再作分析，再按不同功用选入地方志书。“主线资料”是志书的灵魂，其精神应贯穿在所有资料之中，但不必凡事必提；“概貌资料”是志书的主体，应当完整、齐备；“特色资料”是志书“地方性”所在，不可忽略。例如，“坚持改革开放”是近20年的历史发展主线，《湖北省志?银行》篇目的综合部类要直接记述这类资料，每个章、节、目的资料要透露出“改革”的作为和进程，但不必留专门位置记述；湖北银行业各类机构的业务发展，构成湖北银行业发展整体概貌，按业务分类作综合记述，各个机构的业务活动则不必单独记述。以上两个“不必”，可避免“叠底架屋”，减少重复记述。充分保留“概貌”资料，是选用资料常见的办法。
4． 资料选用的常见问题及对策
（1）因遵循志书规模和内容的限制，消减了资料特色。
志书的地方特色弱化。地方志书规模和内容尺度是选用资料的硬性标准，不应随意变更改动。但是，由于志书的容量有限，收录了“主线”资料、“概貌”资料后，志书的空间已十分有限；“特色”资料记录的多是某些具体机遇或作为，这些事项处在篇目的较低层次，很容易被排除在收录范围之外。例如，在第一届地方志书编纂中，有的县级修志机构搜集了“× ×人民公社”、“× ×公社知识青年工作”、“× ×疫区血防工作”等等资料，整理了相关“资料卡”、“资料长编”。作为记录一地长达十几年、几十年的专项工作，这些资料既有普遍的时代意义，也有强烈的地方色彩，是反映“特色”的宝贵资料。但是，经过多次缩减后，志书只剩下有关“概貌”的套话、数据、时间表等，此部县志和它部县志的区别也止于“某些数据”的大同小异。这种经过选择，地方（行业）特色消减、形成“千志一面”的情况，曾受到众多质疑。
还有一些志书直接录用其他载体已过时的资料，破坏了志书的时代特色。志书资料所反映的立场、观点，要符合志书编纂所处时代的认识水平，这是志书“时代特色”的基本要求。出于种种原因，有些资料工作人员把其他载体已过时的资料直接充当志书资料。例如，早年出版的地方年鉴在记述某地“学校”事项时，偏重使用“某年该校高考再创佳绩”、“考入大学的学生达× ×名”、“人数在某某范围排第一名”、“× ×是某地某科状元”、“学校受到某某奖励”等资料，表达当时社会在“学校评估”上片面的价值观。这些资料受时代局限，立场、观念难免陈旧，如果第二届志书原样采用，就会给人以误解：到了2000年以后，社会对学校教育的评价观还如此落伍？
（２）既把握资料选用的原则标准，又从实际出发，灵活处理特殊情况。
地方志书关于选用资料的硬性标准不应轻易变动。但是，“主线资料”、“概貌资料”、“特色资料”各占多少篇幅，处在低层次的资料能否小范围地提升位置、扩大篇幅，则可灵活对待。“灵活对待”不是随意处理，朝令夕改，而是实事求是，具体情况作具体分析。例如，银行的“理财业务”属商业银行“负债业务”中“存款业务创新”事项范畴，资料处于《湖北省志?银行》篇目的第7级。所处的层次低，可用的空间小。但这项业务最近几年异军突起，业绩和前景受到国际金融界关注，有报道称，美国金融机构意欲打入该市场。湖北银行志编辑室决定突破７级目的字数限制，扩大记述空间，充分反映这项业务。又如，“社会团体”事项在上一届《湖北省志》中纳入“政党社团”卷，排在3级目，内容只涉及工、青、妇等政府序列的社团，篇幅大约1万字。在第二届《湖北省志》中，设有“民间组织”专卷，排在1级目，计划篇幅10万字，收录政府序列之外的所有登记在册的社团、民办非企业单位、基金会的发展概况、活动、管理。提升“民间组织”事项层次、扩大篇幅的理由是：①按管理机构分类，“社团管理工作”在民政厅“民间组织管理局”，如果将湖北“民间组织”资料归口于《民政志》，资料处在第2级目以下，容量十分有限；②1979—2000年，“社会团体”的概念已转变为“民间组织”，包括了“社会团体、民办非企业单位、基金会”三大块，“民间组织”的审批、管理工作对象也随之增多；③湖北省“三大块”民间组织在省民政厅登记入册的共有1300多个，分布在政治、经济、文化、科技、教育等30多个单位，由民政厅相关处室和各行业主管部门分别承担审批管理与业务指导工作任务，该事项已不是某一个职能部门的事项，而是全社会的事项，记述的内容十分庞大；④湖北省的民间组织从1979年步入快速发展壮大阶段，经过1990年前后的治理整顿，已步入健康成长轨道，成为湖北省“三个文明”建设的重要方面，时代特色鲜明，发展前景广阔，第二届志书应予充分记载。有鉴于此，第二届《湖北省志》设“民间组织”专卷，之于上届《湖北省志》“社团”篇幅而言，字数上升了10倍；之于本届《民政志》中“民间组织管理”机构的层次位置而言，“民间组织”提升了３个层次。这两个“提升”，符合湖北1979—2000年间“民间组织”发展变化的实际，体现了较强的时代特色和地方特色。
恪守不恰当的限制，会掩埋大量的特色资料；随意突破主次、层次要求，也会造成资料“无序竞争”，拥挤不堪。所以，保护特色，要实事求是，慎重“灵活处理”，不能因此把现代志书编纂成标新立异、志怪志异的作品。
在地方志书“综述”、“概述”、“大事记”等综合部类中收录特色资料，是体现志书地方（行业）色彩的又一方法。一地（行业）各个领域（方面）所发生的重要性、典型性、新颖性、象征性事件，具有“独特”意义，组合一起，可大致勾勒出历史发展的概貌，从另一侧面反映历史主线和概貌的发展变化。近20年里，各地各业都发生过一些大事、要事。例如，有影响的个别事件和行动、某个职能部门的设置或转向、重要法律法规和政策条例的颁布实施、重要的涉外活动或内宾往来、重大的经营活动和项目。孤立地看，这些事情处于较低层次，也不易归类记述，取舍两难。如果纳入综合部类，既没有自乱体例，又保留了重要资料，效果十分明显。所以，应适当地采取这些方式处理资料，解决志书特色不足等问题。
（３）现成资料必须按要求加工后方可供志书使用。
一地（行业）概况类书籍如《× ×年鉴》、《× ×概况》、《× ×简介》、《××手册》，收录了大量地情资料。这些书籍选用资料的原则与志书有共同之处，是地方志书资料重要来源之一。但是，这些资料受各种局限，并不能“拿来”就用。例如，第二届《湖北省志?民政》里设有“社会事务管理”章，章下有“收容遣送”节。1979—2000年，关于“收容遣送”的概念已发生很大变化。前期，国家法规视异地谋生、无居留证（暂住证之类）者为无业游民，媒体称之为“盲流”，一旦发现，需收容、教育，遣返原籍。在这段时期的书籍资料中，“游民”、“盲流”与犯罪案件、犯罪分子联系紧密，是治安管理的打击对象。20世纪90年代中后期，湖北青年孙治刚在收容遣返中被打致死事件发生后，国家出台了新的“治安管理”法规，无论是收容遣返工作的概念，还是被收容、遣返人的概念，都有重新认定。如果采用现成书籍的这类资料编纂志书，就必须鉴别所述资料的年代及记述人的立场、观念、方法，切不可在使用资料的时候，把资料发生时代的“观点”、“评价”一起装进志书。现成书刊对某一事项的评价因时代变化而显得落后的例子还有很多。从鼓励“全面竞争”到构建“和谐社会”，从追求GDP到追求“绿色”ＧDP，从诟病落后的公路状况到研讨高速公路堵塞现象，从着眼“精英教育”到实现“大众教育”，十几年前、甚至几年前资料透露出来的立场观念，与今天的立场观念已大为相异。这些资料类书籍虽然也是由资料“说话”，但一经编纂就难免寄托编者所处时代的价值观。所以，志书在使用这类书籍资料时，应当站在志书下限时间的历史高度，把这些历史资料保留下来，但要剔除附在这些资料上落后的、陈旧的观念。
有一些现成的资料书籍，虽没有“历史局限”问题，但因记述的“角度”局限，也不能拿来就用。例如，记述“黄鹤楼”的现成资料有很多，内容包括黄鹤楼“建筑”、“旅游”诸多方面。编纂《建筑志》，只能摘取其中关于工程设计、施工、材料、造价等方面的资料；编纂《旅游志》，只能摘取其中关于该楼来历、名人轶事、楼址演变、旅游看点、旅游设施、旅游收入等资料。如果不论各自角度，把该资料“拿来”就用，必将出现因资料角度不统一、志书面目混乱等问题。
四、资料保管工作的步骤与方法
1． 资料保管工作的任务
地方志书资料保管工作，是指把地方志书编纂过程中发生的所有资料，按防止自然损坏、避免人为流失、方便人们使用等要求，由专人管理的工作。
地方志书资料保管工作贯穿资料工作始终。搜集阶段的资料登记、整理阶段的分类立卷归档，是资料保管工作的重要组成部分。《条例》明确指出地方志工作的机构要“搜集、保存地方志文献和资料……推动地方志理论研究”；“通过建设资料库、网站等方式，加强地方志工作的信息化建设”，使“公民、法人和其他组织可以利用资料库、网站查阅、摘抄地方志”。《条例》是各级各类修志机构保管资料的重要依据。曾有文章指出，湖北省在首届三级修志工作中搜集的各种地情资料字数超过50亿（三级志书出版字数只有这个数字的1／30），大量的原始资料、加工后资料、志书编纂过程中形成的文件和志稿资料，因无专门收集、保管而失散。时过境迁，对地方志资料开发工作造成不可弥补的损失。第二届志书编纂工作之始，《条例》为各级各类修志机构修志资料保管制定了规范，资料保管工作的任务因此非常明确。
2. 资料保管工作的对象
（1） 围绕志书编纂搜集的所有文字资料，音、影、像资料，实物资料，口碑资料，等等。
（2） 在志书编纂过程中形成的编纂文件、方案、篇目、资料卡、资料长编、志书初稿、送审稿、终审稿，等等。
3． 资料保管的步骤与方法
（1） 登记并收回全部资料。资料工作结束后，各级各类资料工作人员要把登记在册的原始资料和初加工资料、志书初稿移交本级志书编纂机构（专班）；各级各类修志机构（专班）要把登记在册的所有原始资料收回。编纂工作结束后，各级各类修志机构（专班）要向本级地方志办公室的方志馆、资料室（或者本单位档案室，国家档案馆）移交上述资料；三级修志机构要把这些资料全部收回，集中登记。收回的资料，要有专人清理，并有专门的设施存放。如果本级修志机构不具备相应的工作条件，则需将这些资料移交上一级或同级国家档案馆。收回资料目的在于防止资料流失，工作必须及时、有效。
（2）按防止损坏的要求保存资料。为了充分实现地方志书资科的价值，应当在相当长的时间里保护好这些资料。保护好这些资料，要以预防为主，防治结合。资料损坏的原因有人为和自然两种：盗窃、破坏；火、水、尘、潮、雷、鼠、虫、光的损毁。要采取防盗、防火、通风、灭害等措施，防止这类问题发生。资料损坏的情况一旦发生，要研究失窃、灾害的原因，追究相关的责任。凡是承担收藏地方志书资料的方志馆、档案馆（室），应具备收藏资料的基本条件。物质条件应包括：资料架、资料箱、资料柜、电脑，资料专用库房、展示室，空调机、除湿器、报警器。管理条件应包括：专职资料工作机构和人员，涉及资料搜集、登记、整理、查询、调阅、拍照、复印等内容的规章制度。
（3） 按方便使用的要求管理资料。地方志书资料除了用作存史，更多用于当代地情研究。地方志书资料的使用者一般都是由某部志书指引而来，地方志书资料保管方式要与志书内容紧密结合。某部志书的相关资料收回以后，要按这部志书的篇目分类将所有资料归类；归类后的资料，再按不同的载体（文字、实物）形式各归一处；同类资料，按志书篇目的层次排列，一直排列到最低目次；最低目次的资料，以时间为序，顺时排列。与之相配套的电子资料，也应按这个思路输入。这样，无论是资料管理人员还是资料使用者，都可以某部志书内容为指南，便捷地查找所需资料。
资料保管和利用工作需要统筹考虑。不能因强调保护资料而妨碍资料的使用，也不能迁就一时方便而不顾及资料的保护。在提供方便使用的各项服务时，要遵循资料管理工作的各项制度和技术措施，防止顾此失彼。
4. 资料保管工作中的常见问题及对策
（1） 专职人员、专门设施、专门制度不能及时到位，资料保管工作难以实施。
配备专职资料工作人员和保管资料的专门设备，建立保管资料的各种规章制度，是资料保管工作的基本条件。在实际工作中，很少有机构能够同时或及时具备这些条件。有些机构没有专职的资料管理人员，部分工作由其他人员兼任，资料保管、使用制度形同虚设；有些机构不具备资料管理的物质条件，收拢的资料在潮湿、虫害的库房里堆积，日渐损毁；有些机构缺少资料管理意识，珍品资料被个人据为己有、重要资料借出后失散、原始资料被剪贴变形。特别是在志书编纂中发生的资料卡、资料长编、初稿、送审稿、终审稿，尚未完全被修志人员看作是应当保存的“方志资料”。
（2） 资料移交前，实施“谁搜集、谁保管”的管理模式。
地方志书资料工作组织形式和流程显示，地方志书资料从发生到集中管理，有一个工作过程。多数原始资料由基层资料工作人员搜集，经过整理、加工成为新的资料形式。这个过程中，资料工作人员既是原始资料的搜集人、使用人，也是原始资料的保管人；完成资料工作任务后，他们是这些原始资料、初加工资料的移交人。因此，资料保管工作必须从资料搜集阶段开始，实行“谁搜集、谁保管、谁移交”的早期资料保管工作模式。各级各类修志机构要围绕这个模式制定原始资料登记制度、原始资料原貌的维护制度、资料移交前的管理制度、资料移交手续规定，等等。资料工作人员要像执行资料搜集、整理工作标准那样，执行资料保管工作标准。
各级各类修志机构尚未具备专职人员、专门部门保管方志资料条件时，也应按“谁搜集、谁保管”的模式管好各自机构经手的各类资料。一旦条件成熟，应按标准建立专门的资料保管职能部门。否则，要向上级档案馆、方志馆移交所有资料。
（3） 有关馆（室）及时作好接受地方志书资料保管工作的准备。
《条例》规定：在地方志编纂过程中收集到的文字资料、图表、照片、音像资料、实物等以及形成的地方志文稿，由本级人民政府负责地方志工作的机构指定专职人员集中统一管理，妥善保存，不得损毁；修志工作完成后，应当依法移交本级国家档案馆或者方志馆保存、管理，个人不得据为己有或者出租、出让、转借。《条例》明确了各级各类修志机构有保存、移交地方志书资料的职责，方志馆和档案馆有接受地方志书资料并予保存、管理的职责，任何个人没有据地方志书资料为己有的权利。在现行体制下的方志馆（资料室），是三级修志机构中资料管理的职能部门，承担藏书、资料保管及对外服务等工作，多数馆（室）尚未具备全面保存、管理方志资料的经验和条件。对照《条例》要求，这些馆（室）要有足够的准备。要制定地方志书资料移交的实施细则，使方志馆（室）能够顺利收回所有地方志书资料；要创造地方志书资料保存条件，使方志馆（室）能够完好地保管好地方志书资料；要建立地方志书资料保管专职人员队伍，使他们能够承担起保管、利用地方志书资料的责任。按照时代发展需要，方志馆（室）资料保管工作必须加强信息化建设，逐步建立地方志书资料数据库和地方志网站，把网站建设、数据库管理、志书全文检索、内部管理技术集成一体，实现地方志书资料资源网站各种应用功能快速部署，为用户阅览、调集、使用、研究地方志书资料，提供更加便捷的手段。
第三节 资料工作的组织与运作
地方志书编纂篇目（资料搜集大纲）形成后，资料工作进入实施阶段。由于地方志书的特殊性，任何一级（一类）修志机构都不可能独立承担志书的全部资料工作，需要几十、上百个部门，几百、上千名资料工作人员合作，共同完成任务。因此，研究地方志书资料的组织与运作，是有计划、有步骤完成资料工作任务的需要。
一、资料组织工作的作用
1． 资料组织工作的目标和任务
地方志书资料组织工作的目标是：贯彻落实资料工作的各项规章制度，协调资料工作机构、人员与其他机构、人员的关系，按进度、保质量全面完成资料工作任务。
地方志书资料组织工作的具体任务是：制定本级本卷志书资料工作方案、各类责任制度，向各承编单位和个人分配资料工作任务；组织对参加资料工作的人员进行各类培训，指导他们按进度、按标准开展资料工作；建立、健全资料工作检查、协调、督办、验收工作机制，使全部资料工作有组织地、一体化运作。
2． 资料组织工作的作用
地方志书资料组织工作，是完成资料工作目标和任务的保证。它根据志书资料工作的要求和不同级别、不同部门工作机构的特点，通过授权和分工，把资料工作任务恰当分派到适当的机构，用制度规定其职责以及与上下左右的联系。良好的组织系统，可以充分协调资料工作系统中各个层次、各个机构间的相互关系，预见资料工作流程中可能出现的困难和问题，针对性地设计一系列行之有效的制度、标准、方法，全方位、全程控制资料工作的质量和进度，实现资料工作目标，完成资料工作任务。
二、资料组织工作的组织形式
1． 资料工作的结构形式
地方志书资料工作结构形式，按不同级别、不同类型的修志机构在资料工作中所承担的不同职能划分。一部综合志书的资料工作一般由三个级别（类型）的机构（人员）承担：三级修志机构；志书各部类（门类）承编单位的修志机构；各承编单位职能部门中承担资料工作的处（科）室、人员。在这个结构形式中，上、下级修志机构（人员）之间构成下达指令、执行指令的关系。
2． 资料工作的组织分工
资料工作的组织分工，是从资料工作的决策、执行、操作等角度，将工作任务分解到各级各类修志机构和人员的工作。从资料工作组织形式分层观察，各级组织在资料工作中有不同的工作任务。省、市（州）、县（市、区）三级修志机构，是本级综合志书资料搜集工作的决策部门，主要担负制定本级志书资料工作任务分派，指导各承编单位按要求开展资料工作，培训资料工作人员，检查、督办本级志书资料工作进度与质量等工作任务。志书各部类（门类）承编单位的修志机构，是上级资料工作方案的执行部门，主要担负上级综合志书中由本部门所编专卷志书资料工作的组织任务，既要执行上级修志机构关于资料工作的基本任务和要求，又要对本卷志书资料工作的开展进行决策；既要担负本卷志书资料工作的再分解，制定较为详尽的资料工作标准，指导资料工作人员按统一的进度和质量要求开展资料工作，也要承担本卷志书部分原始资料的搜集、整理、编纂工作。各级各类机构的资料工作人员，是完成资料工作任务的具体操作人员，主要承担按进度、按质量要求，提供有关资料的工作任务。
3． 资料工作的流程
资料工作流程反映了资料工作各个层次、环节间的逻辑关系。资料工作能否顺利开展，不仅仅取决于决策是否正确、执行和操作过程是否规范。动态流程中各个层次、环节间分工合作及协调配合状况是资料工作成功的关键。
资料工作的流程：
上述工作流程显示：（１）资料工作的分工显现出较强的复杂性和相关性。资料任务既有自上而下的工作布置，又有自下而上的工作反馈，工作的组织与执行标准呈现出多层、交叉、流变等复杂性。一个部类（行业）的资料工作任务，有2次以上“接受”和“布置”；一项资料任务，从布置、搜集、整理到选用，经历的人手在3次以上。资料工作一旦运行，决策层、执行层、操作层的机构之间，志书资料工作与其他部门工作之间，志书资料工作人员与志书编纂人员之间的沟通、协调、互动关系，呈现出密切的相关性。（２）资料工作重点在资料工作结构的第三层。各级各类资料工作人员处在志书资料的入口处，是原始资料的第一经手人，担负对原始资料的鉴别、取舍、登记、提取、整理任务。资料工作人员的认识水平、工作能力、责任心，资料工作的标准及标准化程度，直接影响资料工作的效率和资料的质量。
三、资料组织运作中的主要问题及对策
1. 缺乏标准设计，资料工作人员在具体操作中无章可循
三级修志机构负责本级综合志书资料工作的组织、决策，对资料工作做了一些原则性的规定，以求资料工作在整体上符合统一的进度和质量规范。但是，很多志书承编单位的修志机构过分依赖这些原则性的规范，未制定具体的实施方法、措施，基层资料工作人员在操作中无章可循，无处下手。有的志书承编单位的修志机构，虽然制定了具体的实施方法、措施，却没有贯彻、落实、督办，资料工作出现上下脱节、左右脱节、前后阶段脱节的混乱局面。在首届《湖北省志?× ×卷》第三级目下，有“× ×行业各业务部门机构沿革”细目，细目下平列4个业务部门各自机构沿革的状况。按常规，这类记叙以时间为序，记述每年段（或年代）该机构业务或职能的变化。但在这组文字中，4个相同性质的业务部门，在相同题目、相同篇幅要求下，内容却大相径庭：有的以时间为序，顺时记述某年某月该机构的名称、办公地点以及变更；有的以业务（职能）变更为序，记述业务（职能）范围扩大、缩小、变化；有的是以时间为序，紧紧围绕业务（职能）的主要变化记述。在一部书的同一章、节、目下的平级目中，出现了上、下目记叙要素完全不一致的情况，有损志书的质量。这类混乱出现在志书中，而发生于资料工作阶段。资料工作阶段中，志书承编单位修志专班，未对某类资料的“字数”、“要素构成”、“排序”作标准设计，或者虽然有标准设计但没有贯彻、执行；资料工作人员分散于各自岗位，在没有“标准”的要求下开展资料工作，又得不到及时指导，处理资料出现偏差在所难免。
2． 资料工作要实行“标准化”运作
“众手修志”是地方志编纂工作的一大特征，“众手做资料工作”是地方志书资料工作的一大特征。一项工作具备了参与机构和人员众多、工作任务高度相关等因素，容易出现混乱；为防止混乱，必须实行“标准化”运作。“标准化”运作的前提是建立“标准”。在湖北省第二届三级志书编修工作启动之时，湖北省志办及时出台了《关于成立第二届〈湖北省志〉总编室的通知》、《湖北省第二届省、市（州）、县（市、区）三级志书编纂方案》、《第二届〈湖北省志〉编纂方案》、《湖北省第二届省、市（州）、县（市、区）三级地方志书编纂行文规则》、《湖北省第二届省、市（州）、县（市、区）三级地方志书质量标准》、《湖北省第二届省、市（州）、县（市、区）三级地方志书编纂工作操作指南》、《湖北省第二届部门志参考篇目》、《湖北省第二届市辖区志参考篇目》、《湖北省第二届县（市）志参考篇目》等系列文件，这可以视作湖北省第二届三级志书编纂工作的总“标准”。各级各类修志机构在这个“标准”的原则框架下，制定本卷志书资料工作方案，制定资料登记簿、资料索引卡、资料加工卡的统一格式和资料长编、资料采访的统一文头；针对“资料卡”的内容提要制定字数、要素等方面的具体要求，对“资料长编”的字数、要素、排序等方面作具体要求。这些要求可视作某卷专志资料工作的细“标准”。仅有“标准”，并不能保证资料工作不出偏差，各级各类修志机构应会同有关部门，对上述“标准”中关于地方志书资料工作的管理、原则、方法、概念、质量等进行研究；在充分研究的基础上贯彻执行各项“标准”，在执行中完善、修订这些“标准”，使其更加符合工作的实际要求，完成地方志书资料工作的“标准化”运作。在现行的资料工作组织形式中，各级各类修志机构（专班）是本级（本类）资料工作“标准”的制定者，也是实现地方志书资料工作“标准化”运作的主要力量。
这些机构应当有专人负责各项“标准”的制定、研究、落实、检查工作。专班人员要弄懂弄清地方志书资料工作“标准”的内涵，预见资料工作人员在工作中遇到的各种困难，提供相关的业务指导和服务，及时发现、纠正工作中的偏差，将重要的、带普遍性的问题上报业务主管部门，以求及时解决。
3． 加强对资料工作人员培训和指导，实现资料工作“标准化”运行
地方志书资料组织结构、分工、工作流程显示，资料工作人员是某项原始资料的第一（有时是惟一）接触人。多数时候，志书编纂人员接触不到原始资料；用作志书编纂的资料，大多是经资料工作人员处理过的“初加工”资料。从这个意义上讲，向资料工作人员颁布工作标准，帮助他们在工作中贯彻、执行、完善标准，是资料组织工作的重中之重。
志书承编单位的修志专班在开展资料工作之前，要针对资料工作任务，制定详尽的资料工作标准，拟出模式，供资料工作人员学习研究用。资料工作人员到位后，修志专班要及时组织“资料工作标准”的培训。培训的课程设计着眼于操作性，力求每一项工作都有标准可依；每一个标准都有示范和练习，用“标准化”的思维开始资料工作，解决资料工作入门的问题。
“标准化”培训之后，修志专班还需跟踪服务，指导资料工作人员将“标准”要求落实到工作实践之中。资料工作是一个动态过程，充满各种不可预见的困难。每个资料工作人员，都可能遇到培训课没有讲授的问题。修志专班应当保持与资料工作人员的联系，及时发现，并解决因各种特殊情况产生的问题。解决问题时，不能够采取“随意性”，要通过“个别”求证，发现一般规律，做出符合“标准”要求的改动。要统一口径，广而告之，切忌政出多门，令呈多样。同时，资料人员也应当主动与修志专班联系，资料工作中遇到的所有困难和问题都应当在发生、发现的第一时间汇报。涉及资料搜集无门、重要资料的缺漏问题，关系到修订志书篇目、重新制订工作方案、工作标准等工作，更需及时汇报，不能把问题拖延到志书编纂阶段。
贯彻、执行“标准”的工作，一直要坚持到资料工作阶段任务结束。资料工作人员交稿时，修志专班还需作严格的验收。凡是不符合资料工作各项“标准”要求的资料稿件，应按照“标准”一一修改、订正。重要事项、人物、数据、图片说明，是检查验收的重点。所有资料稿件，都需具有明确的交、接签名，以示责任。志书编纂工作中，如果涉及到补充、查证某些资料，修志专班应有渠道与资料工作人员迅速联系。资料工作人员交稿时，要按规定将原始资料及登记簿、初加工资料、资料电子版一并上报，不可缺漏。
湖北省地方志编纂委员会办公室主办
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